FAQ

Profairs ist eine einfach zu bedienende Software für Messeveranstalter zur Verwaltung der Aussteller und zur Vereinfachung der Messeabwicklung, die sich bequem in die eigene Messehomepage einbinden lässt. Weiterhin bietet Profairs dem Aussteller eine komfortable Möglichkeit, alle organisatorischen Vorbereitungen, die für die erfolgreiche Planung einer Messe erforderlich sind, einfach und schnell über eine Eingabeoberfläche im Browser abzuwickeln.

Was kann Profairs?

• Aussteller verwalten (Adressmanagement, Ansprechpartner, Messe- und Branchenzuordnungen)
• Interessenten verwalten
• Ticketing und Gutscheinverwaltung
• Einfaches Newslettersystem, um Aussteller oder Interessenten anzuschreiben
• Konfigurierbarer Ausstellerbereich mit Onlineshop
• Bestellverwaltung und -workflow mit den beteiligten externen Dienstleistern

Was kann Profairs nicht?

• Aufplanungen von Messen. Dafür gibt es genügend CAD Programme, mit denen sich das hervorragend erledigen lässt
• ein vollwertiges CRM System ersetzen. Schnittstellen zu CRM Systemen sind vorhanden, unter anderem eine bidirektionale Schnittstelle zu Google Kontakte
• Rechnungen erstellen (wobei Schnittstellen zu Fakturaprogrammen sind jederzeit möglich)

Profairs besteht aus drei Bereichen: Dem Veranstalterbereich, dem Ausstellerbereich mit verschiedenen Modulen sowie die Ausstellerliste mit den Ausstellerportrait, die Sie in Ihre Messe-Website einbinden können.

Ausstellerbereich

Ist eine passwortgeschützte responsive Oberfläche, die in fünf Bereichen den Aussteller durch alle wesentlichen organisatorischen Schritte leitet. Damit ersetzt der Ausstellerbereich die klassischen Formulare, die vom Aussteller aufwändig ausgefüllt und vom Messeveranstalter weiterverarbeitet werden musste. Der Ausstellerbereich lässt sich individuell anpassen, so dass dieser sich auf viele Messeveranstaltungen anwenden lässt. Der Ausstellerbereich lässt sich aufrufen über

http://veranstalter.profairs.de/

Veranstalterbereich (Content Management System)

Darüber werden alle erforderlichen organisatorischen Arbeiten abgewickelt und verwaltet, die üblicherweise im Rahmen einer Messe in Bezug zum Aussteller anfallen.

http://veranstalter.profairs.de/cms

Integration in die Website

http://veranstalter.profairs.de/ausstelleruebersicht.cfm?m=[MESSE-ID]

Außerdem können Kontaktformulare ebenfalls in die Homepage eingebunden und direkt mit dem Veranstalterbereich verknüpft werden können. Lassen Sie das action-Attribut Ihrer selbstgestalteten Formular auf folgende Adresse zeigen und beachten Sie dabei die zu übertragenen Pflichtfelder:

http://veranstalter.profairs.de/kontakt.cfm

Ein Messetyp ist der Name einer Messeveranstaltung, beispielsweise Zulieferer-Messe. Eine Messeveranstaltung hingegen ist eine Veranstaltung, die zu einem bestimmten Datum stattfindet (Beispiel: Zulieferer-Messe 2018). Heißt, ein Messetyp besteht in aller Regel aus mehreren Messen (=Messeveranstaltungen). Mit dem Messetyp wird auch der Projektleiter festgelegt, diese Adresse wird bspw. als Absender beim Versand von Newslettern verwendet.

Hinweis: Wenn Sie auch nur eine Messe durchführen, diese muss immer einem Messetyp zugeordnet werden.

Das Anlegen einer Messe ist einfach und in wenigen Minuten erledigt. Idealerweise sollte der Ablauf so aussehen, um mit Profairs zu starten:

1. Messetyp anlegen und ein oder mehrere zugehörige Messeveranstaltungen erfassen (Extras → Messeverwaltung → Messeeinstellungen). Der Messetyp ist dabei der Name der Messeveranstaltung (zum Beispiel euroLITE), die Messe selbst ist die Veranstaltung (zum Beispiel euroLITE 2017)


Messetyp hinzufügen

2. Nomenklatur anlegen und erste Branchen erfassen Extras → Messeverwaltung → Nomenklatur bearbeiten. Zu jeder Hauptkategorie sollte mindestens eine Unterkategorie angelegt werden. Profairs unterstützt in der Nomenklatur insgesamt drei Hierarchieebenen.


Nomenklatur verwalten und anpassen

3. Berechtigungsgruppen und Benutzer anlegen Extras → Benutzergruppen. Berechtigungsgruppen regeln, wer innerhalb der Bestellübersicht im Veranstalterbereich auf welche Rubrik zugreifen darf. Zumindest eine externe Gruppe sollte angelegt werden.


Benutzer- und Benutzergruppen verwalten und anpassen

4. Für den Onlineshop Artikelrubriken anlegen und Benutzergruppen zuweisen. Die Artikelrubriken bilden das Grundgerüst des Onlineshops. Anschließend werden dann den Rubriken Artikel zugewiesen.


Artikelrubriken verwalten und anpassen

5. Artikel erfassen Bestellverwaltung → Artikelverwaltung


Artikel hinzufügen und verwalten

6. Anschließend können die Aussteller erfasst werden


Aussteller hinzufügen

Alle in Profairs erfassten Daten gehören dem Messeveranstalter, der dafür vollumfänglich haftet. Aus diesem Grund erhält der Messeveranstalter von uns einen vollständigen Zugang zur Datenbank (über phpMyAdmin), damit jederzeit alle Daten vom Veranstalter zusätzlich gesichert werden können. Auch können wir externe Zugriffe auf die Datenbank gewähren, so dass beispielsweise Daten von anderen Applikationen gelesen werden können. Für weitergehende Anwendungen im Rahmen der Gutscheinaktivierung steht auch eine API zur Verfügung.

Unser Datenschutz ist im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung, die am 25. Mai 2018 in Kraft trat. Die Daten werden auf mehreren redundanten, eigenen Maschinen im Rechenzentrum Telehouse in Frankfurt / Main gehostet. Sowohl der Zugangs- als Zugriffsschutz ist dokumentiert und wird permanent überwacht. Neben den redundanten Datenträgern, Servern und Diensten sind Datensicherungen selbstverständlich. Jeder Kunde kann mit uns einen AV Vertrag abschließen, der im Kundenbereich abrufbar ist.

In den kommenden Monaten ist geplant, Profairs um diese Funktionen zu erweitern.

Kurzfristige Änderungen

• Die Hinweisboxen auf dem Dashboard sind aktuell messeübergreifend und statisch, das wird kurzfristig über Extras > Texte messebezogen pflegbar sein
• Die Shoprubriken sollen sich sortieren lassen. Ggf. wird diese Funktion aber zunächst nur durch uns einstellbar sein
• 2. Quartal 2018: Es wird ein optional erhältliches Modul für interaktive Hallenpläne auf der Website geben, mit dem sich dxf Dateien (AutoCad) in Profairs hochladen lassen, die interaktiv bedienbar sind. Wird ein Stand von einem Besucher angeklickt, wird der Aussteller-Detaileintrag geladen und angezeigt.
• Ende Juli 2018: Die Standskizzen werden künftig vom Aussteller online bearbeitbar sein. Der Aussteller muss zunächst seine Mietmöbel und Versorgungsanschlüsse im Online-Shop bestellen, diese findet er dann in einer Toolbox neben einer Standplanskizze. Per drag & drop lassen sich die bestellten Artikel auf der Standplanskizze positionieren und abspeichern. Das erspart dem Aussteller das herunterladen der Standplanskizze, das händische Einzeichnen, anschließende Einscannen des Plans und hochladen. Welche Objekte der Aussteller auf dem Plan platzieren kann, kann der Veranstalter selbst festlegen.
• 5. Juli 2018: Umzug der Serverapplikation auf eine neue Serverinfrastruktur.

Mittelfristige Änderungen

• 3. oder 4. Quartal 2018: Unterstützt wird künftig auch Lexware zur automatisierten Erstellung von Rechnungen.
• 4. Quartal 2018: Technische Umstellung der Datenbank auf InnoDB, eine Grundlage dafür, dass inkonsistente Datenbankeinträge technisch gar nicht mehr möglich sind.
• 1. Halbjahr 2019: Der Veranstalterbereich wird komplett responsive redesigned und in node.js aufgebaut. Grundlage hierfür wird eine API sein, die alle Funktionen von Profairs abdeckt. Das ermöglicht auch Kunden, eigene Anwendungen für Profairs zu entwickeln.