FAQ

ProFairs ist eine einfach zu bedienende Software für Messeveranstalter zur Verwaltung der Aussteller und zur Vereinfachung der Messeabwicklung, die sich bequem in die eigene Messehomepage einbinden lässt. Weiterhin bietet ProFairs dem Aussteller eine komfortable Möglichkeit, alle organisatorischen Vorbereitungen, die für die erfolgreiche Planung einer Messe erforderlich sind, einfach und schnell über eine Eingabeoberfläche im Browser abzuwickeln.

Was kann ProFairs?

• Aussteller verwalten (Adressmanagement, Ansprechpartner, Messe- und Branchenzuordnungen)
• Interessenten verwalten
• Ticketing und Gutscheinverwaltung
• Einfaches Newslettersystem, um Aussteller oder Interessenten anzuschreiben
• Konfigurierbarer Ausstellerbereich mit Onlineshop
• Bestellverwaltung und -workflow mit den beteiligten externen Dienstleistern

Was kann ProFairs nicht?

• Aufplanungen von Messen. Dafür gibt es genügend CAD Programme, mit denen sich das hervorragend erledigen lässt
• ein vollwertiges CRM System ersetzen. Schnittstellen zu CRM Systemen sind vorhanden, unter anderem eine bidirektionale Schnittstelle zu Google Kontakte
• Rechnungen erstellen (wobei Schnittstellen zu Fakturaprogrammen sind jederzeit möglich)

ProFairs besteht aus drei Bereichen: Dem Veranstalterbereich, dem Ausstellerbereich mit verschiedenen Modulen sowie die Ausstellerliste mit den Ausstellerportrait, die Sie in Ihre Messe-Website einbinden können.

Ausstellerbereich

Ist eine passwortgeschützte responsive Oberfläche, die in fünf Bereichen den Aussteller durch alle wesentlichen organisatorischen Schritte leitet. Damit ersetzt der Ausstellerbereich die klassischen Formulare, die vom Aussteller aufwändig ausgefüllt und vom Messeveranstalter weiterverarbeitet werden musste. Der Ausstellerbereich lässt sich individuell anpassen, so dass dieser sich auf viele Messeveranstaltungen anwenden lässt. Der Ausstellerbereich lässt sich aufrufen über

https://veranstalter.profairs.de/

Veranstalterbereich (Content Management System)

Darüber werden alle erforderlichen organisatorischen Arbeiten abgewickelt und verwaltet, die üblicherweise im Rahmen einer Messe in Bezug zum Aussteller anfallen.

https://veranstalter.profairs.de/cms

Integration in die Website

https://veranstalter.profairs.de/ausstelleruebersicht.cfm?m=[MESSE-ID]

Außerdem können Kontaktformulare ebenfalls in die Homepage eingebunden und direkt mit dem Veranstalterbereich verknüpft werden können. Lassen Sie das action-Attribut Ihrer selbstgestalteten Formular auf folgende Adresse zeigen und beachten Sie dabei die zu übertragenen Pflichtfelder:

https://veranstalter.profairs.de/kontakt.cfm

Ein Messetyp ist der Name einer Messeveranstaltung, beispielsweise Zulieferer-Messe. Eine Messeveranstaltung hingegen ist eine Veranstaltung, die zu einem bestimmten Datum stattfindet (Beispiel: Zulieferer-Messe 2018). Heißt, ein Messetyp besteht in aller Regel aus mehreren Messen (=Messeveranstaltungen). Mit dem Messetyp wird auch der Projektleiter festgelegt, diese Adresse wird bspw. als Absender beim Versand von Newslettern verwendet.

Hinweis: Wenn Sie auch nur eine Messe durchführen, diese muss immer einem Messetyp zugeordnet werden.

Das Anlegen einer Messe ist einfach und in wenigen Minuten erledigt. Idealerweise sollte der Ablauf so aussehen, um mit ProFairs zu starten:

1. Messetyp anlegen und ein oder mehrere zugehörige Messeveranstaltungen erfassen (Extras → Messeverwaltung → Messeeinstellungen). Der Messetyp ist dabei der Name der Messeveranstaltung (zum Beispiel euroLITE), die Messe selbst ist die Veranstaltung (zum Beispiel euroLITE 2017)


Messetyp hinzufügen

2. Nomenklatur anlegen und erste Branchen erfassen Extras → Messeverwaltung → Nomenklatur bearbeiten. Zu jeder Hauptkategorie sollte mindestens eine Unterkategorie angelegt werden. ProFairs unterstützt in der Nomenklatur insgesamt drei Hierarchieebenen.


Nomenklatur verwalten und anpassen

3. Berechtigungsgruppen und Benutzer anlegen Extras → Benutzergruppen. Berechtigungsgruppen regeln, wer innerhalb der Bestellübersicht im Veranstalterbereich auf welche Rubrik zugreifen darf. Zumindest eine externe Gruppe sollte angelegt werden.


Benutzer- und Benutzergruppen verwalten und anpassen

4. Für den Onlineshop Artikelrubriken anlegen und Benutzergruppen zuweisen. Die Artikelrubriken bilden das Grundgerüst des Onlineshops. Anschließend werden dann den Rubriken Artikel zugewiesen.


Artikelrubriken verwalten und anpassen

5. Artikel erfassen Bestellverwaltung → Artikelverwaltung


Artikel hinzufügen und verwalten

6. Anschließend können die Aussteller erfasst werden


Aussteller hinzufügen

Alle in ProFairs erfassten Daten gehören dem Messeveranstalter, der dafür vollumfänglich haftet. Aus diesem Grund erhält der Messeveranstalter von uns einen vollständigen Zugang zur Datenbank (über phpMyAdmin), damit jederzeit alle Daten vom Veranstalter zusätzlich gesichert werden können. Auch können wir externe Zugriffe auf die Datenbank gewähren, so dass beispielsweise Daten von anderen Applikationen gelesen werden können. Für weitergehende Anwendungen im Rahmen der Gutscheinaktivierung steht auch eine API zur Verfügung.

Unser Datenschutz ist im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung, die am 25. Mai 2018 in Kraft trat. Die Daten werden auf mehreren redundanten, eigenen Maschinen im Rechenzentrum Telehouse in Frankfurt / Main gehostet. Sowohl der Zugangs- als Zugriffsschutz ist dokumentiert und wird permanent überwacht. Neben den redundanten Datenträgern, Servern und Diensten sind Datensicherungen selbstverständlich. Jeder Kunde kann mit uns einen AV Vertrag abschließen, der im Kundenbereich abrufbar ist.

In den kommenden Monaten ist geplant, ProFairs um diese Funktionen zu erweitern (Stand vom 16.09.2020).

Kurzfristige Änderungen

• Pflichtfelder im Veranstalterbereich bei der Eingabe der Ausstellerdaten werden reduziert, insbesondere Telefonnummer, Internetseite etc
• Die Shoprubriken sollen sich sortieren lassen. Ggf. wird diese Funktion aber zunächst nur durch uns einstellbar sein
• Adressverifizierung bei der ersten Anmeldung eines Ausstellers im Ausstellerbereich
• Artikelabhängigkeiten: Automatische Buchung von abhängigen Artikeln, die sich nicht stornieren lassen. Wird der Hauptartikel storniert, werden die abhängige Artikeln ebenfalls storniert
• Aus dem Export der Gesamtübersicht aller Bestellpositionen werden nichtbestellte Artikel bzw. Varianten herausgefiltert.
• Nachbestellungen auf der Messe lassen sich künftig direkt in ProFairs eingebuchen, dafür wird eine Bestellbestätigung (als pdf) generiert, die der Aussteller quittieren kann
• Mehrere Möglichkeiten, das Bemerkungsfeld bei Artikeln einzublenden (entweder ausblenden, als optionales Bemerkungsfeld oder als Pflichtfeld)
• Eingabe einer maximalen Anzahl verfügbarer Artikel. Ist das Limit durch Bestellungen erreicht, wird der Artikel automatisch im Shop entfernt bzw. als nicht mehr bestellbar gekennzeichnet
• Der Text des Mails zum Versand der Zugangsdaten kann über Extras > Texte bearbeitet werden
• XML Schnittstelle für das Branchenverzeichnis sowie das Stichwortemodul

Mittel- und langfristige Änderungen

• 4. Quartal 2020: Technische Umstellung der Datenbank auf InnoDB, eine Grundlage dafür, dass inkonsistente Datenbankeinträge technisch gar nicht mehr möglich sind.
• Umstellung des Ausstellerausweis, dass dieser künftig nur noch elektronisch per Code versendet wird (per Mail, iPhone: Wallet)
• 1. Halbjahr 2021: Der Veranstalterbereich wird komplett responsive redesigned. Grundlage hierfür wird eine API sein, die alle Funktionen von ProFairs abdeckt. Das ermöglicht auch Kunden, eigene Anwendungen für ProFairs zu entwickeln.

Wenn Sie mit ProFairs starten, legen wir für Sie eine Standardinstallation an, die alle Standardmodule beinhaltet. Hierzu müssen Sie festlegen, wie die Installation heißen soll (genauer: die URL). Normalerweise legen wir hierzu eine Subdomain für Sie an (in der Form https://veranstaltername.profairs.de). Anschließend haben Sie die Möglichkeit, folgende Anpassungen entweder selbst vorzunehmen oder durch uns anpassen zu lassen. Die nachfolgenden aufgeführten Anpassungen, die von unserer Seite vorgenommen werden müssen, sind mit der Einrichtungspauschale abgedeckt.

Einmalige Anpassungen im Ausstellerbereich, die wir vornehmen müssen

Die meisten Anpassungen gelten für den gesamten Ausstellerbereich. Optional ist es möglich, den Ausstellerbereich auch so umzubauen, dass messeabhängig unterschiedliche Module zum Einsatz kommen können, das ist aber eine Sonderanpassung.

• Ausblenden nicht benötigter Standardmodule
• Besondere Anpassungsmöglichkeiten bei den eingebundenen Standardmodulen
• Branchenmodul: Hier kann definiert werden, ob vom Aussteller nur eine beschränkte Anzahl an Einträgen gesetzt werden darf und wenn ja, wie viele
• Im Shop: Kann definiert werden, wie viele Artikel pro Seite angezeigt werden sollen. Der default sind 3 Artikel
• Außerdem können wir im Shop die Umsatzsteuer und die Währung anpassen
• Printmedien: Das Feld Video kann auf Wunsch ausgeblendet werden
• Im Modul Ansprechpartner kann festgelegt werden, ob ein Bild hochgeladen werden kann
• Zeichenbegrenzungen bei bestimmten Feldern
• Vorlagen für die farbliche Anpassung des Ausstellerbereichs
• Benötigen Sie Sprachversionen für Ihren Ausstellerbereich? Eine zusätzliche Sprachversion können wir Ihnen einrichten, weitere auf Anfrage. Hier die Vorgehensweise
• Links zum Impressum, Datenschutz

Anpassungen im Ausstellerbereich, die von Ihnen erledigt werden können

• Auswahl der farblichen Anpassungen
• Bild für den Headerbereich und Logo
• Einleitungstexte
• Ansprechpartner im Ausstellerbereich einblenden
• Wollen Sie Änderungen oder Anpassungen an den Hilfetexten oder bei den Systemmeldungen vornehmen? In diesem Fall stellen wir Ihnen die Sprachdateien hierfür zur Verfügung, die Sie bearbeiten können. Anschließend installieren wir diese für Sie.

Veranstalterbereich

Auch hier lassen sich einige Dinge an Ihre Vorstellungen anpassen:

• Standtypen: Legen Sie fest, welche Standtypen Sie anbieten (üblicherweise Reihen-, Eck-, Kopf- und Blockstand)
• Ansprechpartner-Typen: Das können Rechnungsempfänger, externe Dienstleister oder Referenten sein
• Textvorlagen für Mails. Sie können im Veranstalterbereich den Ausstellern direkt Mails mit den Zugangsdaten versenden. Ihre Textvorlage müssen wir hinterlegen.

An was sollten Sie noch denken?

• Integration von ProFairs in Ihre Messe-Website (Einbinden des Aussteller-Logins und des Ausstellerverzeichnisses)
• Sofern Sie Ausweise oder Gutscheine einsetzen wollen, können Sie das vom System per eMail an den Besucher zu verschickende pdf individuell anpassen (alternativ können individuell gestaltete Ausweise von uns erstellt werden)