FAQ

Einstellungen, Exporte

Loginformular für den Ausstellerbereich

Wir empfehlen Ihnen, den Ausstellerbereich direkt auf der Veranstaltungs-Website einzubinden. Und zwar so, dass Sie ein Login-Feld integrieren. Mit einem erfolgreichen Login werden die Aussteller dann auf's Aussteller-Dashboard weitergeleitet.

Ein Code Snippet für die Erstellung des Logins finden Sie in ProFairs unter Extras → MesseVerwaltung → Messetyp → Messe bearbeiten.

Kontaktformular

Nachfolgend ein Beispiel für die Einbindung eines Kontaktformulars. Die Aussteller- bzw. Besucheranfragen werden direkt in ProFairs als Interessenten abgelegt werden. Diese finden Sie ebenfalls unter Messe bearbeiten zu finden.

Ein Code Snippet für die Erstellung des Logins finden Sie in ProFairs unter Extras → MesseVerwaltung → Messetyp → Messe bearbeiten.

Ausstellerübersicht

Für die Ausstellerübersicht haben wir verschiedene Varianten um die Daten bereit zu stellen. Sie können diese über ein PHP-Template, ein Coldfusion-Template oder über XML direkt abfragen.

Einbindung per iFrame:

https://veranstalter.profairs.de/ausstelleruebersicht.cfm?m=messeid

Einbindung über XML:

https://veranstalter.profairs.de/ausstelleruebersicht_xml.cfm?messe=messeid

Hinweis: Einträge wie Publikationen und Highlights sind nicht mit dem Aussteller verknüpft. Die Publikationen hängen an der Verknüpfung von Aussteller und Messe. Die XML-Stuktur für die Publikationen lautet wie folgt:

  • publikationWebseite
    • onlinemedien
    • logo
    • text
    • video
  • publikationenHighlight
    • bild
    • bilduntertitel
    • titel
    • text
Ausstelleranmeldung

Die Ausstelleranmeldung muss auf dem ProFairs Server vorgenommen werden. In der Regel erstellen wir hierfür ein Formular und passen das Erscheinungsbild entsprechend an den Auftritt der Messe an. Optional kann auch ein individuelles Anmeldeformular erstellt werden, über das bereits Artikel oder Messestände (beispielsweise Standardpakete) bestellt werden können.

Der Aufwand für die optische Anpassung des Standardformulars beträgt rund 4 Stunden. Alternativ stellen wir Ihnen das Formular mit einer passenden css Datei zur Verfügung, die Sie per FTP auf den ProFairs Server legen können. Der Aufwand dafür beträgt ca. 2 Stunden.

Ein Beispiel für eine einfache Ausstelleranmeldung sehen Sie hier:

<iframe id="ausstelleranmeldung" src="https://veranstalter.profairs.de/schnittstellen/anmeldeformular/index.cfm?messeid=messeid"></iframe>

Damit die Ausstelleranmeldung hinsichtlich der Höhe auf allen Geräten korrekt angezeigt wird, sollten Sie noch dieses Script am Ende des <body>-Bereichs einbinden:

<script src="https://veranstalter.profairs.de/schnittstellen/anmeldeformular/iframeResizer.js" id="ausstelleranmeldung"></script>

Und diese Resizer-function für die Website

<script>
    document.addEventListener("DOMContentLoaded", function(event) {
        iFrameResize( {
            heightCalculationMethod: 'lowestElement',
            tolerance: 50
        });
    });
</script>
Übergabe der Interessecodes

Wenn zusätzlich ein Interessecode an den iframe übergeben werden soll, fügen Sie diesen Code in ein. Dieser passt automatisch die URL des iframes an, so dass die Aussteller direkt das Formular sehen.

<script>
    var url_string = window.location.href;
    var url = new URL(url_string);
    var key = url.searchParams.get("key");
    if(key != null) {
        var d = document.getElementById("ausstelleranmeldung");
        d.setAttribute(
            "src",
            "https://veranstalter.profairs.de/schnittstellen/ausstelleranmeldung/index.cfm?messeid=messeid?key=" + key
        );
    }
</script>

Besuchergutscheinaktivierung

Die Gutscheinaktivierung muss auf dem ProFairs Server vorgenommen werden. In der Regel verwenden wir hierfür ein standardisiertes Formular und passen das Erscheinungsbild entsprechend an den Auftritt der Messe an. Optional ist es auch möglich, zusätzliche Felder oder Fragen mit aufzunehmen.

Der Aufwand für die optische Anpassung des Standardformulars beträgt rund 2-3 Stunden. Alternativ stellen wir Ihnen das Formular mit einer passenden css Datei zur Verfügung, die Sie per FTP auf den ProFairs Server legen können. Der Aufwand dafür beträgt ca. 1 Stunde.

Ein Beispiel für die Gutscheinaktivierung sehen Sie hier:

https://veranstalter.profairs.de/gutscheinaktivierung/index.cfm?messeid=messeid

Grundaufbau von Sprachversionen

Sofern Sie planen, eine Sprachversion des Ausstellerbereichs einzusetzen (englisch oder deutsch sind im Standard verfügbar), erhalten Sie von uns eine Sprachtabelle, die entweder wir oder Sie übersetzen lassen müssen.

ProFairs unterstützt nun mehrere Sprachversionen des Ausstellerbereichs. Standardmäßig ist die deutschsprachige Version installiert, es lassen sich aber auch individuell weitere Sprachversionen anlegen. Das CMS steht aktuell die deutsch und englisch zur Verfügung.

So geht's: Anlagen einer zusätzlichen Sprachversion

Übersetzungen der Feldbeschreibungen, Hilfetexte und Systemmeldungen

Sie erhalten von uns pro Modul eine Sprachdatei in deutsch bzw. englisch, die Sie übersetzen lassen. Die Übersetzungen werden direkt in den Sprachdateien eingetragen, anschließend senden Sie die Sprachdateien an uns zurück. Wir stellen die Sprachdateien in Ihren ProFairs-Ausstellerbereich, damit ist bereits im Ausstellerbereich die Sprache sichtbar.

Der Aufbau der Sprachdatei sieht in etwa so aus. Dabei müssen die Variablen in der Datei übersetzt werden.

<CFSET zusammenfassung_fieldset_adresse = Address: >
<CFSET zusammenfassung_telefon = Telephone: >
<CFSET zusammenfassung_telefax = Telefax: />

Hinweis: Bitte verwenden Sie zur Bearbeitung der Sprachdateien einen Editor, der korrekte Zeilenumbrüche setzt. Insbesondere beim Standardeditor von Windows ist das nicht der Fall. Wir empfehlen die Verwendung des Editors VisualStudio, der für die gängigen Betriebssysteme kostenlos verfügbar ist.

Übersetzungen der Texte

In einem nächsten Schritt müssen Sie die Texte unter Extras > Texte für die neue Sprachversion anlegen und anpassen

Anpassungen im Shop

Im Shop können die Rubriken auf die jeweiligen Sprachversionen angepasst werden. Unter BestellSystem → Artikelverwaltung kann die zu übersetzende Rubrik der fraglichen Messe gesucht und bearbeitet werden ("Rubrik bearbeiten"). In dem Bearbeitungsmenü kann dann für jede Sprachversion ein eigener Text hinterlegt werden:

Bearbeitung der Sprachversionen der Shoprubriken

In dem Feld Beschreibung kann ein Text eingegeben werden, der im Shop zu den Artikelrubriken einen Hilfetext einblendet.

Hinweis: Bislang lassen sich nur die Rubriken in den unterschiedlichen Sprachen anpassen. Die Shopartikel werden aktuell in einer Sprache geführt. Hier kann ggf. ein internationaler Begriff hinzugefügt werden (Beispiel: Gutscheine / Vouchers).

Einbinden der Sprachversion in die eigene Internetseite

Um von der Internetseite die Sprachversion direkt aufrufen zu können, ist ein zusätzlicher Parameter im Anmeldefeld erforderlich

<input name="sprache" type="hidden" value="englisch"> bzw.
<input name="sprache" type="hidden" value="beliebige_sprache">
Datenexport für den Messekatalog

Die im AusstellerBereich eingegebenen Daten können direkt für die Katalogproduktion übernommen werden. Hierzu gibt es in der MesseVerwaltung zu jeder einzelnen Messeveranstaltung einen Link Ausstellerprofile, in dem ausstellerbezogen alle für den Katalogdruck relevanten Daten enthalten sind. Hier wurde bereits ein kleiner Workflow hinterlegt, welcher von Werbeagenturen zur Produktion des Katalogs genutzt werden kann.

Prüfung der Profile

Bevor mit der Produktion des Katalogs gestartet werden kann, sollte geprüft werden, welche Profile bereits vollständig oder teilweise vorliegen. Über die Schaltfläche “Alle Profile” kann der Status aller Aussteller angezeigt werden. Zur Verfügung stehen hierzu vier Links, um die Profile nach bestimmten Kriterien zu filtern:

  • Vollständige Profile (Logos, Branchenzuordnungen und Texte sind vorhanden)
  • Alle unvollständigen Profile
  • Aussteller ohne Unternehmensdaten
  • Aussteller ohne Produkte
  • Aussteller ohne Highlights
  • Aussteller ohne Branchendaten (ist ist noch keine Branchenzuordnung erfolgt)
  • Aussteller ohne Logo (Logoupload wurde noch nicht genutzt)
  • Workflow der Katalogproduktion

In der Übersicht aller Profile lassen sich die Firmennamen anklicken, dahinter erscheinen alle eingetragenen Austellerdaten. Diese können nun für die Katalogproduktion übernommen werden (idealerweise per copy & paste).

Ausstellerprofile

In der Übersicht kann nach der Übernahme der Daten in ein Satzprogramm die Schaltfläche “Eintrag erledigt” geklickt werden, somit wird der Eintrag als abgeschlossen gekennzeichnet. Die bereits übernommenen Einträge lassen sich mit der Schaltfläche “Alle gedruckten Profile” auflisten.

Messezeitung

Als Datengrundlage für die Messezeitung eignet sich die Inhalte des Menüpunkts Highlights im AusstellerBereich. Diese Daten können gesammelt in der Ausstellerübersicht heruntergeladen werden.

Karten

Auf Basis der vorliegenden Geoinformationen zu Besuchern und Ausstellern werden die Daten in einer Google Maps Karte dargestellt, je nach Zoomstufe werden die Daten aggregiert, so dass sich leicht Cluster erkennen lassen. Diese Daten helfen insbesondere bei der Planung regional verteilter Marketingmaßnahmen für Folgeveranstaltungen weiter.

Auswertungen der Besucherstandorte

Auswertungen über OpenStreetMap

Befragungen

Sofern den Besuchern bei der Gutscheinaktivierung Fragen gestellt werden (bspw. über das Interessensgebiet, Beruf oder Branche), können eine statistische Zusammenfassung dazu hier generiert werden. Besucherauswertungen müssen von uns individuell eingerichtet werden.

Interaktive Hallenpläne für die Website auf Basis von AutoCad

Über den optional erhältlichen interaktiven Hallenplan können sich Messebesucher über einen zoombaren Hallenplan auf einen Blick einen Überblick über die Aussteller verschaffen. Jeder Messestand ist anklickbar, dann werden zu jedem Aussteller dessen hinterlegtes Firmenprofil eingeblendet. Mit der Option für den Besucher, alle für ihn interessanten Aussteller auf eine Merkliste zu setzen und diese dann als pdf auszudrucken.

Der Hallenplan lässt sich aber auch dafür verwenden, dem potentiellen Aussteller die noch verfügbaren Stände aufzulisten mit der Möglichkeit, einen der Stände direkt online zu buchen. Nach Abschluss einer Buchung wird der Stand dann automatisch als belegt markiert und kann nicht mehr gebucht werden.

Übersicht des Hallenplans

Der Hallenplan in der Übersicht im Browser dargestellt

Aussteller Detaileintrag des Hallenplans

Klickt der Besucher auf einen Stand, wird der zugehörige Detaileintrag des Ausstellers geladen.

Der technische Ablauf

Für den Merklisten-Modus, in dem die Stände lediglich angezeigt werden, ist lediglich eine dxf-Datei erforderlich, die in ProFairs hochgeladen wird. Alle anderen Informationen werden aus ProFairs geholt, wobei die im Plan eingetragene Standnummer die Verknüpfung mit der ProFairs Datenbank herstellt.

Wird der Hallenplan zum Buchen von Messeständen verwendet, muss neben der dxf-Datei noch eine Excel-Tabelle generiert werden, die die nicht in ProFairs enthaltenen Daten zu den freien Messeständen beinhaltet.

Anforderungen an dxf Datei

Grundsätzlich kann jede dxf-Datei direkt hochgeladen werden und steht damit online zur Verfügung. Damit der Plan auch interaktiv funktioniert, sich also die Messestände anklicken lassen und die vom Aussteller hinterlegten Onlinekatalog-Einträge erscheinen, müssen im Plan zwei Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Es muss einen eigenen Layer mit dem Namen profairs_standnummer geben, in dem darf nur die Standnummer stehen. Ob der Layer "sichtbar" ist oder nicht, ist für die Funktionsweise unerheblich. Wichtig ist aber, dass die Standnummer exakt so eingefügt werden muss, wie diese in ProFairs beim Aussteller erfasst wurde.
    Beispiel Layer des Hallenplans mit Standnummern

    Beispiel des Layers des Hallenplans, auf dem nur die Standnummern zu sehen sind

  • In einem zweiten Layer mit dem Namen profairs_standflaeche werden die Messestände dargestellt, konkret die Umrisse der Stände. Dieser Layer muss "sichtbar" sein:
    Beispiel Layer des Hallenplans mit den Standflächen

    Beispiel des Layers des Hallenplans, auf dem nur die Standflächen zu sehen sind.

  • Die Namen der Aussteller können optional in einem dritten Layer mit dem Namen layer_Aussteller enthalten sein. Dieser Layer kann mit dem URL Parameter ?display_names auf "sichtbar" gestellt werden. Ohne diesen URL-Parameter werden die Namen der Aussteller nicht angezeigt.

Darstellungarten des Hallenplans

Darstellung des Plans ohne Firmennamen
Buchung-Modus: https://floorplan.profairs.de/sandbox/1/booking
Merkliste-Modus: https://floorplan.profairs.de/sandbox/1/

Darstellung des Plans mit Firmennamen
Buchung-Modus: https://floorplan.profairs.de/sandbox/1/booking/?display_names
Merkliste-Modus: https://floorplan.profairs.de/sandbox/1/?display_names

Der Buchungs-Modus

Darstellungsoptionen des Plans im Buchungs-Modus

Sofern der Hallenplan für die Buchung von Messeständen verwendet wird, gelten diese Besonderheiten:

  • Ist die in der dxf-Datei vorhandene Standnummer auch in der Excel-Tabelle enthalten, wurde aber in ProFairs noch keinem Aussteller zugewiesen, wird die Standfläche grün dargestellt, heißt, der Stand kann gebucht werden
  • Sobald eine Standnummer in ProFairs einem Aussteller zugewiesen wurde, wird die Standfläche im Hallenplan rot markiert (unabhängig davon, ob die Standnummer in der Excel-Tabell aufgeführt wird oder nicht, in diesem Fall ist der Stand vergeben)
  • Sofern eine in der dxf-Datei vorhandene Standnummer nicht in der Excel-Tabelle aufgeführt ist (und auch noch keinem Aussteller vergeben wurde), wird der Stand grau dargestellt. Das kann eingesetzt werden, wenn der Stand nicht online gebucht werden soll, beispielsweise, wenn dieser optioniert wurde

Anforderungen an die Excel-Datei

Der Aufbau der Excel-Datei ist an diesem Beispiel gut nachvollziehbar. Zusammenfassend hier die Anforderungen:

  • Dateiformat .xls, nicht .xlsx
  • Insgesamt 3 Spalten (erste Zeile wird als Überschrift gewertet und ignoriert)
  • 1. Spalte: Standnummer (analog zu den Standnummern im Layer des CAD Hallenplan)
  • 2. Spalte: Standbreite (in m, Fließkommazahlen mit zwei Nachkommastellen durch Punkt getrennt)
  • 3. Spalte: Standlaenge (in m, Fließkommazahlen mit zwei Nachkommastellen durch Punkt getrennt)

Hochladen der dxf bzw. xls Datei

Unter Extras > Messeeinstellungen befindet sich ein Uploadfeld für den Hallenplan. Mit dem Upload wird die dxf-Datei (die sich unkonvertiert in einem Browser nicht darstellen lässt) in ein svg konvertiert. Gleichzeitig werden die beiden im Plan eingebundenen Layer profairs_standflaeche und profairs_standfnummer so konvertiert, dass durch Anklicken oder Tippen auf einen Messestand ein Aufruf der Detaildaten möglich wird.

Sofern die Buchungsfunktion des Plans nicht genutzt werden soll, ist keine xls-Datei erforderlich. Sofern sich an den Metadaten etwas ändert (beispielsweise durch eine veränderte Aufplanung), kann die xls Datei jederzeit neu hochgeladen werden, diese überschreibt die existierende Datei.

Mögliche Fehlerursachen

Folgende Fehler können in der .dxf-Datei auftreten:

  • Standnummern müssen klar und deutlich innerhalb der Standumrahmung sein
  • Standnummern ohne Leerzeichen/zusammenhängend eintragen. Sowohl in ProFairs als auch in der .xls-Datei für die Buchungen
  • AutoCAD 2013 muss beim speichern eingestellt werden

Mit der Schnittstelle zu LexOffice lassen sich die Bestellpositionen direkt in die Faktura übergeben und können dort weiterbearbeitet werden. Die Einrichtung der Schnittstelle übernehmen wir, dazu gehört auch die Einbindung des LexOffice API-Keys.

Ablauf der Schnittstelle

Für die Nutzung der Schnittstelle wird ein API-Key benötigt, dieser kann ganz einfach in der Software erstellt werden (https://app.lexoffice.de/settings/#/public-api)

In einem ersten Schritt werden die Aussteller in LexOffice übergeben. Es gibt die Möglichkeit bestimmte Adressdaten zu übergeben, z.B. können Adressdaten eines Ansprechpartner-Typs ausgewählt werden. Falls die Daten nicht vollständig sein sollten werden die allgemeinen Stammdaten des Ausstellers übergeben.

Folgende Daten werden übertragen:

  • Firmenname
  • Debitorennummer
  • USt-IDNr (USt-IDNr muss korrekt formatiert sein)
  • Strasse
  • Adresszusatz
  • PLZ
  • Ort

Hinweis: Nur Daten im korrekten Format werden übertragen. Dazu gehört, dass die USt-IDNr im korrekten Format dargestellt sein muss. Bei einem weiteren Import werden nur neue, noch nicht importierte Aussteller in Lexware angelegt.

Anschließend werden die Bestellpositionen zu LexOffice übergeben. Diese Positionen werden mit dem Aussteller verknüpft:

  • Artikel- und Variantentitel
  • Anzahl der Bestellungen
  • Maßeinheit des Artikels (Standard Stück)
  • Preis des Kaufzeitpunktes
  • Mehrwertsteuer (19% - kann bisher nicht geändert werden)

Hinweis: Bestellungen werden hierfür gruppiert. Bei einem weiteren Import wird eine neue Rechnung mit neuen Bestellungen erstellt. Bereits importierte Bestellungen sind hierbei ausgeschlossen.

In LexOffice werden die Rechnungen als Entwürfe angelegt, müssen also noch im Rahmen der Rechnungsprüfung in Rechnungen umgewandelt werden.

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