FAQ

Der Ausstellerbereich ist in verschiedene Module aufgeteilt, die sich individuell konfigurieren und zusammenstellen lassen.

Dashboard

Auf dem Dashboard wird dem Aussteller auf einen Blick alle wichtigen Informationen rund um seinen Messeauftritt sowie der zu erledigenden Dinge gezeigt. Dazu gehören:

• Ein beliebiger Text (Einleitung, News wie der Hinweis auf Termine, etc.)
• Bisher verschickte Newsletter zu dieser Messe
• Der Catch-All Code des Ausstellers (sofern dieser im Aussteller-Karteiblatt aktiviert wurde)
• Übersicht über aktivierte sowie bereits eingelöste Gutscheine des Ausstellers

Adressverwaltung

Verwaltung der Stammdaten und Ansprechpartner, wobei der Aussteller mehrere Ansprechpartner hinterlegen kann. So lassen sich auch abweichende Anschriften (Rechnungsempfänger, Adresse für den Katalogeintrag oder Ansprechpartner beim Messebau) verwalten. Der Adresseintrag wird unabhängig von Messen bzw. Messetypen verwaltet.

Branchenzuordnung

Aus einer vorgegebenen Nomenklatur kann der Aussteller über eine übersichtliche aufklappbare Baumstruktur die Branchen wählen, die im Messekatalog bzw. im Internet veröffentlich werden sollen. Dabei lässt sich die Anzahl der auszahlbaren (kostenfreien) Branchen begrenzen.

Hinweis: Standardmäßig ist das Branchenmodul so konfiguriert, dass der Aussteller 5 kostenfreie Branchen zuordnen kann. Technisch lassen sich auch mehr Branchen zuordnen, hier kann der Veranstalter entscheiden, wie diese berechnet werden. Diese Begrenzung können wir messeübergreifend ändern oder ganz herausnehmen.

Portrait für den Messekatalog

Der Aussteller kann sein Firmen- und Leistungsportrait mit Logo hinterlegen. Der Upload der Logos funktioniert dabei besonders einfach. Die eingegebenen Daten können später für die Katalogproduktion entweder über eine Schnittstelle ausgelesen bzw. heruntergeladen werden. Bei Logo für den Katalog sind beliebige Formate möglich. Der Aussteller kann ein hochgeladenes Logo löschen oder überschreiben.

Portrait für die Website

Das Logo für die Website muss im Format .jpg, .gif oder .png hochgeladen werden, außerdem sollte es in RGB gespeichert sein. Im Hintergrund findet beim Upload eine Konvertierung der Bilddatei statt, bei Logos, die in CMYK Farbraum hochgeladen werden, kann es daher zu Farbverschiebungen kommen. Der Aussteller kann ein hochgeladenes Logo löschen oder überschreiben.

Messehighlights für die Presse

Sofern der Aussteller eine Neuheit präsentiert oder etwas besonderes zeigt, eignet sich das ggf. für interne Publikationen oder für eine Pressemitteilung. Die Texte und Bilder können dann optional direkt auf der Website der Messe beim Ausstellerportrait mit ausgegeben werden.

Übersicht über die gebuchten Stände

Übersicht und Verwaltung des bzw. der Messestände des Ausstellers. Hier können Standskizzen zum download bereitgestellt werden, die der Aussteller bearbeitet oder ergänzt und anschließend hochlädt. Der jeweils zuständige Dienstleister kann die für ihn bestimmten Pläne dann direkt einsehen.

Der Online Shop

Egal ob Ausweise, Werbemittel, Versorgungsleistungen oder Mietmöbel, der Shop beinhaltet das gesamte bestellbare Leistungsangebot, was der Aussteller zu seinem Messestand dazu buchen kann. Mit einer ausführlichen Bestellübersicht und der Möglichkeit, Artikel zu stornieren. Mehr dazu im Shop mit Bestellverwaltung.

Zusätzlich zu den Standardmodulen gibt es optionale Module, die sich individuell konfigurieren und zusammenstellen lassen. Die monatlichen Kosten ändern sich nicht, nur die einmalige Einrichtung wird berechnet.

Vorträge und Workshops

Verwaltung von Vorträgen oder Workshops, die der Aussteller für Foren anmelden möchte. Die Referenten werden dabei über die Ansprechpartner verwaltet, ein Upload der Vorträge als Präsentation oder pdf ist ebenfalls möglich.

Stichworte: Suchbegriffe für den Katalog

Erfassung von Stichworten für Produktnamen oder Marken, über die der Aussteller gefunden werden will. Damit kann ein durchsuchbarer Index für den Onlineauftritt und Printmedien erstellt werden. Bei diesem Modul kann die Anzahl der kostenfreien Einträge begrenzt werden.

FaQ und Downloads

Sofern im Ausstellerbereich ein gesonderter Informations- oder ein download Bereich eingebaut werden soll, kann das mit diesem Modul erfolgen. Alternativ können auch auf dem Dashboard freie Texte erfasst werden, so dass der Aussteller bei jeder Anmeldung diese Infos sieht.

Verschiedene (nicht messebezogene) Einstellungen können bei der Einrichtung von ProFairs (oder auch später) von uns vorgenommen werden, die nachfolgenden Anpassungen können vom Anwender vorgenommen werden:

Logo der Messe, Hauptbild und Messebezeichnung

Unter Extras > Messeverwaltung > Messe bearbeiten kann der Messename, Veranstaltungsort und das Logo und das große Bild im Header hochgeladen werden. Unterstützt werden jpg und png. Idealerweise sollte das Bild eine Auflösung von 960 x 350 Pixeln haben (oder proportional größer).

Farbeinstellung des Ausstellerbereichs

Ebenfalls unter Extras > Messeverwaltung > Messe bearbeiten kann das Farbschema eingestellt werden. Sollten Sie ein Farbschema benötigen, welches nicht hinterlegt ist, kann das von uns zur Verfügung gestellt werden.

Hinweis: Damit das Farbschema aktiv wird, müssen Sie sich zuerst im Ausstellerbereich abmelden und erneut anmelden.

Einleitungstexte und Überschriften

Unter Extras > Texte kann jedes Modul mi einem individuellen Einleitungstext versehen werden. Diese Texte können zusätzlich mit einer Gültigkeitsdauer versehen werden, damit können im Vorfeld der Freischaltung des Ausstellerbereichs bereits unterschiedliche Texte für verschiedenen Bearbeitungsphasen (bspw. Deadlines) vorbereitet werden.

Ansprechpartner im Ausstellerbereich einblenden

Soll über der Veranstalter-Anschrift in der linken Spalte des Ausstellerbereichs noch ein Mitarbeiter eingeblendet werden, kann dies über die Bearbeitung des Messetyps erfolgen Extras > Messeverwaltung > Messetyp bearbeiten. Hier kann aus einem dropdown ein zuständiger Mitarbeiter ausgewählt werden, der zuvor unter Extras > Benutzerverwaltung erfasst wurde. Wurde in der Benutzerverwaltung ein Bild des Mitarbeiters hochgeladen, wird dies im Ausstellerbereich angezeigt.

Fehlende bzw. ncht benötigte Felder in Standardmodulen

Aktuell lassen sich nicht benötigte Felder in den Standardmodulen nicht ohne weiteres ausblenden. Bitte sprechen Sie uns hierauf an. Insbesondere bei zusätzlich benötigten Feldern bieten es sich an, dass wir Ihnen ein individuelles Modul einbauen, hier können wir flexibel bestehende Felder entweder ausbauen bzw. zusätzliche mit hinzunehmen sowie gewünschte neue Funktionen mit aufnehmen.

Die Bearbeitung kann mittels des integrierten html Editors vorgenommen werden, jedoch sollte mit Formatierungen sparsam umgegangen werden. Die Bearbeitung erfolgt unter Extras > Texte. Angepasst werden können diese Texte im Ausstellerbereich sowie auf den Gutscheinen:

Hinweis: Die Texte hängen am Messetyp, nicht an der Messe. Bei Folgeveranstaltungen müssen die Texte daher nicht neu angelegt werden, sondern werden nur überarbeitet und angepasst.

Allgemeine und individuelle Texte auf dem Dashboard

Dashboard Einleitung. Das ist der einleitende Text auf dem Dashboard. Sofern im Feld Aussteller nichts eingegeben wird, sehen alle Aussteller diesen Text. In das Feld Aussteller können ein oder mehrere Aussteller eingegeben werden, damit lassen sich für bestimmte einzelne Aussteller bzw. Ausstellergruppen individuelle Nachrichten auf dem Dashboard platzieren. Solche ein individueller Text lässt sich auch mit einem allgemeinen Text kombinieren, so ist es möglich, eine allgemeingültige Einleitung bzw. Begrüßung zu erfassen und im Anschluss für einen Aussteller noch eine individuelle Nachricht zu erfassen. Über das Startdatum kann eine Sortierung vorgenommen werden: Der neueste Text erscheinen ganz oben.

Hinweis: Soll keine Überschrift über dem individuellen Text erscheinen, kann einfach der Titel der Nachricht am Anfang und Ende mit zwei geschweiften Klammern versehen werden, dadurch wird die Überschrift komplett unterdrückt. Beispiel:

{{Individueller Hinweis für Aussteller #123 und #443}}

Ausstellerbereich Allgemein

• AGB-Bestätigung. Weitere Infos und Hintergründe zur Funktionsweise der AGB-Bestätigung.
• Newsletter Einleitung. Sofern ein oder mehrere Newsletter verschickt wurden, werden diese auf dem Dashboard mit eingeblendet (diese Funktion kann von uns auch deaktiviert werden). Hierzu lässt sich ein eigener Einleitungstext erfassen, der aber nur eingeblendet wird, wenn mindestens ein Newsletter verschickt wurde.

Ausstellerbereich Profil

• Profil Einleitung. Einleitungstext für das Hauptmodul "Profil". Diese Text erscheint über dem Untermenü, also auf jedem Modul des Bereichs "Profil".
• Stammdaten Einleitung
• Ansprechpartner Einleitung
• Branchenzuordnung Einleitung

Ausstellerbereich Publikationen

• Publikationen Einleitung. Einleitungstext für Hauptmodul "Publikationen". Diese Text erscheint über dem Untermenü.
• Printmedien Einleitung
• Onlinemedien Einleitung
• Vorträge Einleitung
• Highlight Einleitung

Ausstellerbereich Stände

• Stände Einleitung. Einleitungstext für Hauptmodul "Stände". Diese Text erscheint über dem Untermenü.
• Standplan Einleitung
• Stände Pläne/Skizzen

Ausstellerbereich Shop

• Shop Einleitung. Einleitungstext für Hauptmodul "Shop". Diese Text erscheint über dem Untermenü.
• Bestellung Einleitung. Einleitungstext für den Reiter "Bestellungen"

Die nachfolgenden Einstellungen werden im Rahmen von der Ersteinrichtung von ProFairs von uns vorgenommen, können auch zu einem späteren Zeitpunkt angepasst werden:

Änderungen von Feldbezeichnungen und Hilfetexten

Im Ausstellerbereich lassen sich alle Texte vom Veranstalter selbst ändern. Feldbeschriftungen und Hilfetexte können ebenfalls angepasst werden, sofern dies nur kleinere Änderungen sind, kann das durch uns erfolgen und betrifft alle Messen, heißt, Feldbezeichnungen und Hilfetexte betreffen alle Messen eines Veranstalters. Sofern umfangreichere Änderungen in den Texten vorgenommen werden sollen (beispielsweise wenn der Ausstellerbereich in eine andere Sprache übersetzt werden soll), stellen wir Ihnen die Sprachdateien zur Verfügung, die Sie beliebig ändern können.

Zeichenbegrenzung

Die Anzahl der maximal zulässigen Zeichen kann für jedes Feld individuell festgelegt werden. Diese Einstellung wird messeübergreifend von uns vorgenommen.

Optional ist es auch möglich, eine feldübergreifende Zeichenbegrenzung einzuführen. Das ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn für einen Katalog mehrere Eingabefelder existieren, aber die Gesamtzeichenanzahl pro Aussteller für den Katalog begrenzt sein soll.

Standardmodul Standpläne

Standardmäßig steht den Benutzern von ProFairs ein Modul zur Verfügung, welches dem Aussteller den Upload eines Standplans ermöglicht. Melden sich externe Dienstleister (Benutzern, die keine Admin-Rechte haben) im Veranstalterbereich von ProFairs, sehen diese den Menüpunkt “Uploads”, in dem sich alle Pläne der Aussteller befinden, die einen Plan hochgeladen haben.

Die Upload-Funktion hat diese Einschränkungen:

Pro Aussteller ist nur ein Upload möglich, Uploads werden überschrieben, es ist also immer nur der letzte Upload vorhanden. Auf diesem Umstand sollte man den Aussteller in einem einleitenden Text (> Texte) hinweisen. Jeder Dienstleister sieht alle Pläne und muss sich ggf. die ihn betreffenden heraussuchen Erweitertes Modul Standpläne Optional gibt es auch ein erweitertes Standplanmodul, über welches vom Aussteller mehrere Standpläne hochgeladen werden können, die jeweils nur dem Dienstleister zugeordnet wird, der dafür auch zuständig sind.

Erweitertes Standplanmodul

Bei diesem Modul kann für jede angelegte Benutzergruppe definiert werden, ob für diese Standpläne zur Verfügung gestellt werden sollen (Extras > Benutzergruppen > Benutzergruppen bearbeiten > Klickfeld “Typ für Standplanupload?” aktivieren). Im Upload-Modul des AusstellerBereichs werden dann die BenutzerGruppen aufgeliset, für die man einen Standplan hochladen kann (bspw. “Elektroinstallationen” oder “Druckluft”).

Benutzergruppen

Meldet sich ein Benutzer einer Benutzergruppe an, für die Standuploads aktiviert sind, sieht dieser Benutzer nur Standpläne, die für ihn relevant sind.

Grundsätzliches zur Branchenverwaltung

Die Nomenklatur hängt in ProFairs am Messetyp, nicht an der Messe. Hintergrund ist, dass davon ausgegangen wird, dass sich die Nomenklatur zwar von Messe zu Messe verändern kann, aber nicht grundsätzlich ausgetauscht werden muss.

Anlegen und Verwalten von Branchen

Um die Nomenklatur anzulegen, finden Sie in Extras > Messeverwaltung den Button zum Nomenklatur erfassen.

Löschen von Branchen

Branchen lassen sich grundsätzlich nur dann löschen, wenn diesen keine Aussteller mehr zugeordnet sind. Sofern noch eine Verknüpfung mit einem Aussteller besteht (auch bei bereits zurückliegenden Messen), wird der Link „Löschen“ nicht angezeigt. Ebenso, wenn es bereits Unterbranchen zu einer Branche gibt, in diesem Fall hilft folgender “Trick”, um (leere) Branchen zu löschen: Bei den fraglichen Unterbranchen auf “bearbeiten” klicken, anschließend die Unterbranche als Hauptkategorie definieren, dort kann die Branche dann gelöscht werden.

Branchen vorschlagen

Sofern Aussteller die Möglichkeit haben sollen, beim Veranstalter um die Aufnahme neuer Branchen zu bitten, kann im Einleotungstext ein Link „Branche vorschlagen“ eingebaut werden, wodurch eine Mail an den Projektleiter mit dem Branchenwunsch generiert wird. Ob dem Wunsch letztlich entsprochen wird, muss der Veranstalter entscheiden.

Nomenklatur anzeigen und exportieren

Um die Nomenklatur zu veröffentlichen oder an externe Partner weiterzuleiten, kann über diesen Link die Nomenklatur in einer Baumstruktur angezeigt werden. Der Link funktioniert auch ohne Zugang zu ProFairs.

Da im Ausstellerbereich diverse kostenpflichtige Leistungen bestellt werden können, kann es Sinn machen, den Aussteller nochmals explizit auf die damit verbundenen Verpflichtungen hinzuweisen. Ebenso auf die Tatsache, dass er für seinen Ausstellereintrag auf der Messewebsite vollumfänglich haftet.

Um diese Funktion zu aktivieren, muss lediglich ein Text unter Extras → Texte erfasst werden, der der Rubrik AGB-Bestätigung zugeordnet ist. Der Aussteller sieht dann beim Login in den AusstellerBereich nur diesen Text. Unterhalb des Textes wird ein Bestätigungsfeld mit dem Text “Hiermit bestätige ich, dass ich die Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelesen, verstanden und akzeptiert habe.” eingeblendet. Sobald die AGB vom Aussteller bestätigt wurden, wird das intern vermerkt, die Abfrage erscheint beim nächsten Login des Ausstellers nicht mehr.

Hinweis: Die Abfrage erscheint nur, wenn sich der Aussteller im Ausstellerbereich anmeldet. Sofern der Veranstalter den Shop über den Veranstalterbereich unter Aussteller aufruft, erscheint die Abfrage nicht. So kann der Veranstalter jederzeit Änderungen im Shop oder Ausstellerbereich vornehmen, auch wenn der Aussteller die AGB noch nicht bestätigt hat.

Im Ausstellerbereich können sowohl im Dashboard als auch bei den Artikelrubriken Hinweisboxen eingeblendet werden, um auffällig auf bestimmte Deadlines oder andere wichtige Informationen zu diesen Themen hinzuweisen.

Hinweisboxen auf dem Dashboard und auf Textseiten

Derzeit lässt sich diese Hinweisbox nur messeübergreifend definieren, heißt, Anpassungen durch den Veranstalter sind nicht möglich, diese müssen derzeit wir durchführen.

Hinweisboxen im Shop

Hinweisboxen im Shop lassen sich bei jeder Rubrik definieren und können jederzeit ein- bzw. ausgeblendet werden. Bestellsystem > Artikelverwaltung > Rubrik bearbeiten.