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Standwünsche und Standvorschläge

Jeder Messeveranstalter handhabt es etwas anders: Die Zulassung von Ausstellern und die Zuweisung von Ständen. Hier finden Sie einen Überblick, welche Möglichkeiten profairs bietet, um Aussteller zuzulassen und diesen Ständen zuzuweisen.

Standwünsche

In der folgenden Beschreibung der Prozesse gehen wir davon aus, dass ein Unternehmen (“Interessent”) durch die Akzeptanz eines Standes zum Aussteller wird. Das kann natürlich auch abweichend definiert werden.

Standwünsche werden in profairs mit dem Interessent gespeichert und bestehen aus den Grunddaten:

  • Standtyp
  • Standbreite und Standtiefe
  • Aufplanungsrelevante Informationen (das können diverse individuelle Daten sein, die abgefragt werden)

Standwünsche helfen dem Veranstalter bei der Aufplanung und sind immer beim Interessent bzw. später beim Aussteller abrufbar.

Erfassung der Standwünsche

Standwünsche lassen sich direkt im Control verwalten (anlegen, ändern und löschen). Das Anlegen der Standwünsche im Control sollte aber eher die Ausnahme sein, üblicherweise erfolgt die Eingabe der Standwünsche mit der Buchung der Messeteilnahme über ein Formular. Der Aussteller erfasst dabei die Vertragsanschrift, einen Ansprechpartner und einen Standwunsch, eventuell noch weitere, für die Aufplanung und die spätere Standzuweisung relevante Informationen. Der Interessent wird in profairs sollte unter Akquise als Interessent gespeichert werden, damit sich der Veranstalter das Recht vorbehält, einen Aussteller abzuweisen.

Es gibt aber auch Messeformate, bei denen es keinen Zulassungsprozess gibt, heißt, Aussteller werden mit der Abgabe der Anmeldung und des Standwunschs zum Aussteller und erhalten direkt eine Bestätigung.

Alternativ kann der Standwunsch auch im Interessensaccount erfasst werden, dieses Feature steht aber nur im Tarif Flexible zur Verfügung. In diesem Fall erhält ein Interessent einer Messe die Zugangsdaten zum Account, sieht dort alle für die Anmeldung relevanten Module und kann diese erfassen. Im letzten Schritt wird der Standwunsch erfasst.

Aktuell kann der Aussteller maximal einen Standwunsch angeben. Möchte dieser mehrere Messestände buchen, muss zuerst ein zum ersten Standwunsch gehörender Standvorschlag akzeptiert werden, vorher kann kein neuer Standwunsch angelegt werden. Sonst könnte sich ein Aussteller diverse Standvorschläge zeitgleich unterbreiten lassen, was im Ablauf der Standzuweisungen zu massiven Störungen führen könnte.

Standvorschläge

Im Zuge des Zulassungsprozesses können Interessenten ein oder mehrere Standvorschläge unterbreitet werden.

Hat der Interessent einen Standwunsch geäußert, kann nun darauf basierend ein Standvorschlag erstellt werden. Hierzu ist es erforderlich, dass in der Messeverwaltung Messevereinstellung Messe auswählen Standverwaltungdas Standobjekt vorhanden ist. Standvorschläge stellen eigentlich nur Verknüpfungen von Standobjekten zu Interessenten dar. Die eigentliche Zuweisung eines Standes erfolgt erst, wenn der Interessent zum Aussteller geworden ist. Wie schon bei den Standwünschen sind die Standvorschläge auch dann noch einsehbar, wenn der Interessent zum Aussteller geworden ist, damit die Buchungshistorie lückenlos nachvollzogen werden kann.

Standvorschläge können entweder im Control erstellt werden oder über eine Aufplanungssoftware. Neu angelegte Standvorschläge erhalten den Status offen. Standvorschläge können nun dem Interessenten zugeschickt werden, der diese annimmt oder ablehnt. Das kann entweder direkt im Control vorgenommen werden (wenn Standvorschläge außerhalb des Interessentenaccounts verwaltet werden) oder direkt vom Interessent im Interessentenaccount im Modul Standvorschläge. Mit dem Zustimmen oder Ablehnen ändert sich der Status des Standvorschlags (zugestimmt bzw. abgelehnt ).

Standvorschläge lassen sich nur im Control löschen. Es gibt im Control noch den Status gesperrt, der dann zum Tragen kommt, wenn der Interessent die Messeteilnahme absagt und der Standwunsch aus Dokumentationsgründen beim Aussteller gespeichert werden soll.

Zugestimmter Standvorschlag: Interessent wird zum Aussteller

Wird ein Standvorschlag vom Veranstalter im Control auf den Status zugestimmt gesetzt, muss der Interessent anschließend immer manuell als Aussteller bestätigt werden. Hierzu reicht es aus, auf das Häkchen neben dem Interessenten zu klicken. Der Interessent wird so in den Bereich Aussteller verschoben, der zugestimmte Standvorschlag sorgt dafür, dass das Standobjekt automatisch mit dem Aussteller verknüpft wird.

Sofern der Interessent im Modul Stände dem Standvorschlag zustimmt, wird der Interessent automatisch zum Aussteller, heißt, in diesem Moment wird der Stand und der damit verknüpfte Artikel (bzw. Sammelartikel) automatisch gebucht. Ein manueller Eingriff des Veranstalters ist also nicht mehr erforderlich.

Zuletzt geändert am: 01.09.2024