Versand von Newslettern

Vorteile des integrierten Newslettermoduls

profairs bietet einige Vorteile beim Versand von Newslettern im Vergleich zu anderen Newsletter-Programmen:

• Sie erreichen gezielt Ihre Empfänger, da Sie diese aus den hinterlegten Kontakten flexibel zusammenstellen können
• Durch den Einsatz von Variablen können Sie sehr einfach individualisierte Newsletter erstellen
• Wird ein Newsletter an einen oder mehrere Ansprechpartner der Ausstellern verschickt, erscheint dieser im Ausstellerbereich auf dem Dashboard des Ausstellers, die diesen Newsletter auch tatsächlich erhalten haben. Das häufig erwähnte Argument der Empfänger, man habe einen Newsletter nicht erhalten, greift so nicht mehr wirklich

1. Die Zielgruppe (Empfängerpool) wird direkt ersichtlich
2. Bei noch nicht versendeten Newsletter fehlt das Datum “verschickt am”

Variablen in profairs

Um einen Newsletter zu individualisieren, stehen Ihnen in profairs diverse Variablen zur Verfügung, wie z. B. Anrede, Vor- und Zuname, Firma, Initialpasswort, Interessenscode, eine Bestellübersicht, Standnummern oder eine Auflistung ausgewählter Branchen, Lösungsverzeichnissen und Produktgruppen. Eine Übersicht aller zur Verfügung stehender Variablen finden Sie in der Onlinehilfe.

Die Empfänger

Beim Versand von Newslettern greift profairs ausschließlich auf die bei den Ansprechpartnern hinterlegten Mailadressen zurück, nicht auf die allgemeinen Mailadressen, die auf der Internetseite veröffentlicht werden. Sofern Labels ausgewählt werden, erhalten immer alle beim Aussteller hinterlegten Empfänger den Newsletter, es sei denn, diese wurden explizit nicht für den Erhalt von Newslettern freigeschaltet oder gehören durch den Filter Zuständigkeit nicht mit in den Empfängerkreis.

1. In der Onlinehilfe werden alle zur Verfügung stehenden Variablen erläutert
2. Es lassen sich mehrere Empfänger bzw. Empfängergruppen auswählen
3. Auswahl von Zuständigkeitsbereichen
4. Zusätzlich stehen weitere Filtermöglichkeiten zur genaueren Eingrenzung des Empfängerkreises zur Verfügung (Akquise-Status, Labels, Ausstellergruppen, direkte Ansprechpersonen und Status der Registrierung)
5. Der Newsletter kann entweder als Plaintext Newsletter oder im HTML Format verschickt werden
6. Optional kann ein Testnewsletter vorab versendet werden

Sofern Sie Newsletter im html Format erstellen wollen, benötigen Sie hierzu einen externen html Editor. Anschließend können Sie den Quelltext des Newsletters über die Quelltextansicht des integrierten Editors in profairs einfügen.

Newsletter Generator

Zur noch einfacheren Erstellung und Gestaltung von Newslettern steht nun optional auch ein Newsletter Generator zur Verfügung. Falls gewünscht, schalten wir diese Funktion gerne für Sie frei.

Sie finden den Generator als zusätzliche Option unter dem Menüpunkt Newsletter Newsletter hinzufügen im Bereich Email Format. Sofern aktiviert, steht Ihnen im Feld Nachrichten ein Editor mit zahlreichen Funktionen zur Verfügung, die mit wenigen Klicks für Ihren Newsletter zusammengestellt und konfiguriert werden können. Über das + kann eine beliebige Anzahl verschiedener Blöcke wie beispielsweise Überschriften, Texte, Bilder und Buttons kombiniert und über den Editor jeweils entsprechend befüllt und gestylt werden. Dabei haben Sie die Möglichkeit, das Ergebnis sowohl für die Desktop- als auch mobile Version anzeigen zu lassen, bevor der Newsletter letztendlich versendet wird.

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Filterregeln bei der Auswahl der Empfänger

Für den Versand an Empfängergruppen gelten diese Filterregeln:

• Versandt wird immer an die Mailadressen, die bei den Ansprechpartnern hinterlegt sind. Diese müssen entweder diesem oder allen Messetypen zugeordnet und für Newsletter freigeschaltet sein
• Zuerst legen Sie fest, ob der Newsletter an Aussteller, Interessenten oder beide Empfänger gehen soll
• Werden ein oder mehrere Zuständigkeitsbereiche ausgewählt, erhalten nur Personen den Newsletter, die dieser Gruppe zugeordnet sind. Bleibt das Feld leer, entspricht das der Auswahl aller Zuständigkeitsbereiche. Ein angegebener Zuständigkeitsbereich schränkt die Auswahl der Empfänger also ein
• Weitere Filtermöglichkeiten: Labels (Akquise oder Aussteller) bzw. Ausstellergruppen schränken den Empfängerkreis ebenfalls ein: Es erhalten nur die Personen ein Mail, deren Unternehmen das entsprechende Label zugeordnet wurde
• Werden Personen unter Weitere Filtermöglichkeiten ausgewählt, werden diese immer zur bereits vordefinierten Empfängergruppe addiert. Sollen Mails ausschließlich an bestimmte Personen geschickt werden, darf keine Auswahl im Feld Empfänger erfolgen
• Wenn Sie das Feld Empfänger leer lassen, werden Einträge im Feld Zuständigkeitsbereich sowie ausgewählte Labels oder Ausstelergruppen ignoriert. In diesem Fall werden ausschließlich Personen in den Verteiler aufgenommen, die in den Weiteren Filtermöglichkeiten ausgewählt wurden

Überprüfen der Empfänger vor dem Versand und wiederholter Versand von Newslettern

Bevor ein Newsletter verschickt wird, sollte der Empfängerkreis überprüft werden, das kann durch das Augensymbol erfolgen. Hier sehen Sie alle Empfänger, die den Filterkriterien entsprechen. Empfänger, die den Newsletter noch nicht erhalten haben, werden mit “nicht versendet” gekennzeichnet, solche Empfänger, die den Newsletter bereits erhalten haben, werden durch “versendet” kenntlich gemacht.

Newsletter können mehrfach verschickt werden. Dabei prüft profairs, welche Empfänger den Newsletter bereits erhalten haben und überspringt diese. So ist sichergestellt, dass bei einem mehrfachen Versand jeder Empfänger den Newsletter nur einmal erhält. 

Zusätzlich gibt es noch eine Option Ansprechpartner, die bereits Ihre Zugangsdaten erhalten haben, ausschließen. Diese Funktion ist nützlich, wenn der Newsletter zum Versand der Zugangsdaten verwendet wird. Hierbei wird geprüft, ob das Passwort im Authentifizierungsserver vom Benutzer bereits geändert wurde. Sofern das der Fall ist, erhält der Empfänger keine Mail.

Die Absenderadresse

Als Absender wird immer die beim Projektleiter hinterlegte Emailadresse verwendet. Sowohl als Absender, als auch als reply-to. Sie können in die Felder eine Mailadresse hinterlegen oder, damit nicht die Mailadresse sondern der ausgeschriebene Name des Absenders im Client des Empfängers erscheint, dieses Format:

Max Mustermann <max.mustermann@veranstalter.de>

Damit sichergestellt ist, dass beim Empfänger der Newsletter auch angenommen wird, muss der Server von profairs für die Absenderdomain die Berechtigung erhalten, Mails zu versenden. Hierzu ist es erforderlich, dass Sie einen SPF Record für Ihre Domain setzen (lassen). Dazu muss in der DNS Konfiguration dieser Eintrag gesetzt bzw. ergänzt  werden:

v=spf1 a mx include:_spf.webcontact.de -all

DKIM und DMARC Einträge unterstützen wir aktuell nur für diese Absender Mailadresse. 

Veranstaltername <noreply@profairs.de>

Sie sollten dann in das Feld Newsletter reply-to die Mailadresse eintragen, an die die Empfänger Ihre Antworten schicken sollen.

Optional bieten wir die Möglichkeit, eigene SMTP Server zu hinterlegen. Damit können Sie den Newsletterversand vollumfänglich steuern.

Testmails vor dem Versand

Bevor ein Newsletter an eine größere Empfängergruppe versendet wird, ist es ratsam, vorab eine Testmail zu versenden, insbesondere wenn Variablen verwendet werden oder der Newsletter im HTML Format verschickt wird. In diesem Fall macht es Sinn, den Veranstalter als gesperrten Aussteller mit einem Ansprechpartner anzulegen, der als Testempfänger dient.

Ist das Klickfeld “Testnewsletter versenden” aktiviert und die Mail wird über die Schaltfläche versenden verschickt, werden intern zum Versand keine Daten gespeichert. Versandt wird der Testnewsletter immer an die ausgewählte Empfängergruppe. Konkret wird kein Sendeprotokoll geführt, also keine Info darüber, wer den Newsletter erhalten hat. Damit lässt sich der Newsletter nochmals an die richtige Empfängergruppe verschicken.

Bitte achten Sie darauf, dass Sie beim Versand eines Testmails nicht dieselbe Adresse als Empfänger verwenden, die auch als Absender angegeben ist. Viele Spamfilter erkennen hier ein verdächtiges Verhalten und lassen den Empfang nicht zu.

Newsletterverteiler bei Änderung der Mailadresse

Sofern eine Mailadresse im Control geändert wird, wird der Verteiler des Newsletters entsprechend angepasst, heißt, anstelle der bisherigen Mailadresse wird die neu hinterlegte Adresse verwendet. Hat die Ansprechperson bereits einen Newsletter erhalten, bleibt die hinterlegte ID gleich und die neue Mailadresse wird genutzt. Konkret, beim wiederholten Versand eines Newsletters wird das Mail als bereits empfangen betrachtet, die neue Mailadresse wird also übersprungen.