Vereinfachen Sie
Ihre Messe­organisation.

Sind Sie Messeveranstalter? profairs ist eine webbasierte Eventmanagement-Software für die Organisation und Durchführung von Messen und Events, die die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Ausstellern und Dienstleistern massiv erleichtert. Und sich leicht in die Internetseite der Messe integrieren lässt.

Dashboard
Profil
Stände
Publikationen
Shop
Dashboard
Aussteller Übersicht
Aussteller Akquise
Bestellsystem Artikelverwaltung
Bestellsystem Bestellverwaltung
Optionen Messeverwaltung
Ticketing Gutscheine
Interaktiver Plan
Ausstellerprofile
Merkliste
Onlinebuchung von Ständen
Einfache Pflege

Dashboard

Alle Statistiken und Kennzahlen der Messe auf einen Blick mit Vergleichszahlen der Vorjahresveranstaltungen. Und wie viele Aussteller ihre erforderlichen To-Do's schon erledigt haben.

Aussteller

Alle Aussteller auf einen Blick. Adressdaten, Ansprechpartner und Messestände können einfach verwaltet werden.

Akquise

Ein für Messeveranstalter zugeschnittenes CRM System. Für Ihre zukünftigen Aussteller. Stammdaten, Ansprechpartner, Gesprächsnotizen samt follow-ups, übersichtlich auf einen Blick. Damit Sie einfach und schnell auf den Interessenten abgestimmte Akquisemaßnahmen starten können.

Bestellsystem: Artikelverwaltung

Das Herz von profairs ist der Onlineshop für Ihre Aussteller. Es lassen sich einfach Artikel und Varianten anlegen und verwalten, sogar konfigurierbare Artikel wie Messestände können eingebunden werden.

Bestellsystem: Bestellverwaltung

Leicht zu verwaltende Bestelliste, die einfach zu filtern ist. Jede Bestellung direkt im Blick. Mit einem Berechtigungssystem, damit die Dienstleister auf die für sie relevanten Bestellungen direkt zugreifen bzw. diese exportieren können, so vereinfachen Sie die Messeabwicklung massiv.

Messeverwaltung

profairs bietet eine Menge Möglichkeiten zur individuellen Anpassung. Das ist wichtig, denn profairs sollte sich an Ihre Messeorganisation anpassen, Sie müssen sich nicht an vordefinierten Prozessen orientieren.

Ticketing

Gutscheine für Tickets lassen sich im Shop bestellen und werden dann direkt an Ticketsysteme wie Pretix oder Ticketino übergeben. Mit diesen Systemen kann dann ein integriertes Ticketing umgesetzt werden.

Dashboard

Der Aussteller erhält alle nützlichen Infos auf einen Blick: Wissenswertes über den Ausstellerbereich, Deadlines zur Vorbereitung des Events. Hat der Aussteller Gutscheine zu Akquisezwecke verschickt, sieht er hier alle Interessenten, die ihre Gutscheine bereits registriert haben - die Erfolgskontrolle für das eigene Marketing. Ebenso im Überblick: ein Archiv aller bislang versandten Newsletter.

Profil

Der Aussteller kann seine Rechnungsadresse, die Adresse, die in den Publikationen erscheinen soll sowie Ansprechpartner ändern und ergänzen. Zudem lassen sich hier die Branchendaten erfassen, wobei festgelegt werden kann, wie viele Branchenzuordnungen pro Aussteller möglich sein sollen.

Stände

Alle Infos zum gebuchten Messestand (bzw. auch zu mehreren gebuchten Ständen). Download von wichtigen Unterlagen und Upload von Standskizzen mit der direkten Zuordnung von Skizzen zu den betroffenen externen Dienstleistern (wie beispielsweise Elektriker oder Druckereien).

Publikationen

Aussteller können ihr Profil für den Online- oder Katalogeintrag ganz einfach bearbeiten sowie ein Firmenlogo für den Katalog bzw. den Internetauftritt hochladen. Sofern der Messeveranstalter einen Presseservice bzw. Messezeitschriften anbietet, können Aussteller ihre Pressetexte und -bilder hier verwalten.

Shop

Im Shop können Aussteller Werbematerial oder Mietmöbel zu ihrem Messestand bestellen und verwalten, sowie diverse Versorgungsdienstleistungen buchen. Zudem lassen sich Werbematerialien und Gutscheine bestellen sowie optional Ausstellerausweise und Namensschilder generieren. Festgesetzte Fristen einzelner Produkte ermöglichen es, den Shop flexibel zu schließen.

Interaktiver Plan

Die Ergänzung zur klassischen Ausstellerliste: Mit dem interaktiven Hallenplan überblickt der Besucher alle Messestände und sieht, wo welcher Aussteller zu finden ist. Ideal für die Vorbereitung und Planung des Messebesuchs. Zur Demoversion des Hallenplans.

Ausstellerprofile

Klickt der Besucher auf einen Messestand, werden die vom Aussteller in ProFairs hinterlegten Onlineeinträge angezeigt, die Messehighlights des Ausstellers sowie dessen Unteraussteller.

Merkliste

Praktische Messevorbereitung: Der Besucher kann sich die Aussteller, die ihn interessieren, auf eine Merkliste setzen und diese dann als pdf herunterladen bzw. ausdrucken.

Onlinebuchung von Ständen

Über den Hallenplan des Events können auch Messestände online gebucht bzw. reserviert werden. Bereits belegte sowie optionierte Standflächen sind nicht buchbar, auch kann man festlegen, ob die Ausstellernamen der belegten Flächen sichtbar sein sollen. Wird ein Stand gebucht oder optioniert, ist dieser automatisch als belegt gekennzeichnet und steht für andere Interessenten nicht mehr zur Verfügung. Der Hallenplan ist wahlweise mit Ausstellernamen oder auch als Version ohne Ausstellernamen verfügbar.

Einfache Pflege

Der Plan wird in AutoCad erstellt, wobei lediglich darauf geachtet werden muss, dass die Standnummer mit der in ProFairs hinterlegten übereinstimmt. Anschließend wird die AutoCad Datei in profairs hochgeladen, fertig. Zusätzliche Infos, wie beispielsweise die Standgröße noch nicht gebuchter Messestände, werden bequem in einer Excel-Tabelle verwaltet. So muss der Plan nicht erneut hochgeladen werden, sobald sich die Belegung des Plans ändert.

Das perfekte Tool für
viele Aufgaben rund um Ihre Messe

Ausstellerakquise und -anmeldung

Über ein auf die Veranstaltung zugeschnittenes Anmeldeformular oder über den interaktiven Hallenplan, der noch verfügbare Stände zeigt, können potentielle Aussteller Infos anfordern oder sich verbindlich für die Messe anmelden.

Verwaltung von Ausstellern & Interessenten

Verwaltung der Aussteller und deren Ansprechpartner sowie Zuordnung der Messestände. Direkte Kommunikation mit allen oder einzelnen Ausstellern über personalisierte und individualisierbare Newsletter, die zudem im Ausstellerbereich abrufbar sind.

Bestellungen der Aussteller

Im Online-Shop können Aussteller übersichtlich und bequem alle möglichen Artikel wie Standzubehör, Versorgungsleistungen oder Ausweise bestellen, die dann direkt von den zuständigen Dienstleistern weiter bearbeitet werden können.

Datenpflege durch die Aussteller

Aussteller können im Ausstellerbereich ihre Adressdaten überprüfen, Branchendaten ergänzen und ihren Katalog- bzw. Onlineeintrag vornehmen. Der Login zum Ausstellerbereich lässt sich auf der Internetseite der Messe einbinden.

Rechnungserzeugung

Die Bestellungen lassen sich jederzeit einfach zu einem Fakturaprogramm übergeben, in dem die Rechnungen direkt als Entwürfe angelegt werden. Aktuell unterstützen wir LexOffice, Billomat und Bexio, weitere Fakturaprogramme können problemlos angebunden werden.

Ticketing und Badgedruck

Über die Einbindung eines externen Ticketshops wie Pretix oder Ticketino ist es möglich, Eintrittskarten zu verkaufen, zu scannen oder Badges zu drucken. Lädt der Aussteller seine Besucher über Rabattcodes ein, sieht der jeweilige Aussteller im Ausstellerbereich jederzeit die von ihm akquirierten Besucherdaten, sobald sich ein Besucher registriert bzw. die Messe betreten hat.

Das sagen unsere Kunden

  • "Die Unterstützung beim Einrichten der Software war hervorragend. Und nun erleichtert uns das Tool die tägliche Arbeit erheblich."
    Bastian Lohse, Staufenbiel Institut, Absolventenkongress

  • "profairs passt! Alles Wichtige ist enthalten, die Bedienung ist intuitiv und übersichtlich und auf überflüssigen Schnickschnack wird konsequent verzichtet. Für individuelle Wünsche findet und realisiert das Support-Team pragmatische Umsetzungen zu fairen Konditionen."
    Tanja Waglöhner, Easyfairs GmbH, all about automation

  • "Wir haben die profairs Software im Jahr 2020 für unsere Messe aufgesetzt. Der Übergang war reibungslos. profairs zeichnet sich für uns dadurch aus, dass viele organisatorische Arbeiten automatisiert werden können. Das spart sowohl uns als Veranstalter als auch unseren Ausstellern viel Arbeit."
    Horst Rudolph, KUTENO GmbH & Co. KG, Kuteno Kunststofftechnik Nord

  • "profairs bietet uns als Messe Erfurt GmbH eine hervorragende Plattform, um unser Angebotsspektrum übersichtlich, verlässlich sowie aktuell unseren Veranstaltern und Ausstellern präsentieren zu können. Unsere Kunden spiegeln uns immer wieder, wie unkompliziert das Bestellungen von Leistungen durch die einfache Bedienung und Handhabung von Profairs ist."
    Daniel Krug, Messe Erfurt, Rapidtech 3D

  • "Was mit mancher Skepsis auf allen Seiten begann, ist nun zum täglichen Geschäft geworden. Die Nutzung von profairs erspart uns und unseren Ausstellern nicht nur jede Menge Papier und Zeit, sondern erleichtert allen Beteiligten die Organisation rund um unsere Messen. Gibt es eine neue Herausforderung, ein Griff zum Telefon und uns werden sofort mehrere Lösungsvorschläge geboten - super Service und eine wunderbare Zusammenarbeit."
    Philine Matthäus, Messe Chemnitz, Baumesse Chemnitz

  • "profairs ermöglicht uns eine unkomplizierte und effiziente Messeorganisation. Für uns bedeutet dies, dass Listen automatisch erstellt werden und doppelte Kommunikation entfällt. Für den Austeller bedeutet dies, die durchgängige und tagesaktuelle Verfügbarkeit von Ressourcen und Informationen an einer Stelle."
    Philipp Rossow, ECM Expo & Conference Management GmbH, Gemeinschaftsstände auf internationalen Fachmessen

  • "Krasse Software. Heiße Leute."
    Martin Strubich, WorldHostingDays, Cloudfest