Verfügbare Module in den Accounts

Allgemeine Informationen zum Aufbau der Modulstruktur

Sowohl für den Interessenten- als auch Ausstelleraccount lassen sich individuelle Module zusammenstellen und konfigurieren, die der späteren Menüstruktur im jeweiligen Account entsprechen. Angelegt werden diese unter Messeverwaltung Messeeinstellungen Messetyp im Reiter Module.

Der Aufbau der Struktur sollte in verschiedenen Modulgruppen (spätere Hauptmenüpunkte) erfolgen, denen passende zur Verfügung stehenden Module untergeordnet werden. Hierzu müssen zunächst die übergeordneten Modulgruppen über das Drei-Punkt-Menü hinzugefügt werden. Im Anschluss werden in der jeweiligen Gruppe die entsprechenden Module ergänzt (+). 

Hinter jedem Modul stecken individuelle Einstellungsmöglichkeiten, die über die Bearbeitungsfunktion jederzeit angepasst werden können. Hierzu gehört auch die Zuordnung eines Textbausteins, der als Einleitung/Beschreibung im jeweiligen Menüpunkt dient. In der Regel werden diese Textbausteine analog der Modulbezeichnung automatisch generiert. Sie können im Anschluss unter Messeverwaltung Texte individuell definiert/hinzugefügt werden. Außerdem können einzelne Module veröffentlicht oder verborgen werden sowie nur für gewisse Ausstellergruppen sichtbar sein. 

Mögliche Modulgruppen im Ausstelleraccount sind:

• Dashboard. Diese Modulgruppe inklusive dem Modul Dashboard wird automatisch angelegt und kann auch nicht gelöscht werden.
• Stammdaten oder Profil. Abfrage der Rechnungs- und Marketinganschrift, Ansprechpersonen und Branchen
• Stände. Verwaltung von Standwünschen und gebuchten Ständen
• Onlineshop. Produktkatalog aller angebotenen Artikel sowie Bestellübersichten
• Marketing. Sämtliche Leistungen zur Präsentation der Aussteller. Hierzu gehören beispielsweise Angaben fürs Ausstellerverzeichnis und den Messekatalog, Messehighlights, Pressemitteilungen, Vorträge oder Jobangebote  

Eigene Gruppierungen und abweichende Bezeichnungen sind individuell möglich. 

Modul Dashboard

Auf dem Dashboard werden dem Aussteller auf einen Blick alle wichtigen Informationen rund um seinen Messeauftritt sowie der zu erledigenden Dinge gezeigt. Dazu gehören:

• Ein beliebiger Text (Einleitung, News wie der Hinweis auf Termine, etc.). Dieser kann optional sogar auf einzelne Aussteller oder Aussteller individualisiert werden. Ein individueller Text lässt sich auch mit einem allgemeinen Text kombinieren, so ist es möglich, eine allgemeingültige Einleitung bzw. Begrüßung für alle Aussteller zu schreiben und im Anschluss für einen Aussteller noch eine individuelle Nachricht zu erfassen. Gepflegt werden diese unter Messeverwaltung Texte (Textkategorie: Text dashboard below progress bar)
• Der Fortschrittsbalken (sofern dieser angelegt wurde). Er zeigt alle relevanten To-Dos, die für die Messevorbereitung wichtig und zu erledigen sind. Sobald offene Punkte abgearbeitet wurden, werden diese abgehakt. So hat man jederzeit den Überblick, was bereits erledigt oder noch zu tun ist.
• Ad-hoc Nachrichten oder Bearbeitungshinweise können in Hinweisboxen platziert werden, diese werden ganz oben eingeblendet und können für die laufende Sitzung vom Benutzer geschlossen werden.
• Alle bisher verschickte Newsletter zu dieser Messe, die dieser Aussteller bereits erhalten hat

Modul Rechnungsanschrift

Profairs unterscheidet innerhalb der Stammdaten zwischen Rechnungs- und Marketingadresse. Die Rechnungsanschrift entspricht dem Vertragspartner und wird in profairs für die Generierung der Rechnung verwendet. Durch die Unterscheidung können beide Anschriften gleich oder auch abweichend sein. Der Adresseintrag ist global verfügbar, also unabhängig von Messen bzw. Messetypen. Er kann vom Aussteller individuell geändert werden.

Modul Marketingadresse

Die Marketingadresse ist jene Adresse, mit der der Aussteller publik gemacht werden möchte. Sie wird sowohl im Firmenprofil, als auch im Messekatalog veröffentlicht und kann identisch oder auch abweichend zur Rechnungsanschrift sein.

Modul Ansprechpersonen

Der Aussteller kann einen oder mehrere Ansprechpersonen anlegen und verwalten. Zu den Ansprechpersonen lassen sich optional auch abweichende Anschriften sowie Zuständigkeitsbereiche erfassen (Ansprechpersonen für das Rechnungswesen, Adresse für den Katalogeintrag oder Ansprechpartner beim Messebau). Den erfassten Ansprechpersonen werden standardmäßig Schreibrechte für den Zugriff im Account eingeräumt. Die Berechtigungen sind im Control nachträglich anpassbar.

Wird eine Ansprechperson neu angelegt, kann eine Mail mit den Zugangsdaten (genauer, mit der Mailadresse als Benutzername und dem Initialpasswort) generiert und versendet werden, sodass sich diese ebenfalls im Account anmelden kann. Die Voraussetzung hierfür ist, dass vorab übers Control der entsprechende Textbaustein für die Mailvorlage (Textkategorie: Email account user credentials) erstellt wurde. Sobald diese vorliegt, erscheint im Ausstelleraccount hinter der Person das anklickbare Symbol.

Im Ausstelleraccount lässt sich die Verwaltung der Ansprechpersonen individuell mit diesen Optionen anpassen:

• Die Einwilligung zum Empfang von Mails mit wichtigen Infos zur Vorbereitung der Messe kann standardmäßig aktiviert werden (kann vom Anwender trotzdem jederzeit abgewählt werden)
• Über die erweiterte Berechtigung können Benutzern auch optional Lese- statt ausschließlich Schreibrechte eingeräumt werden

Modul Branchenzuordnung

Aus einer vorgegebenen Nomenklatur kann der Aussteller über eine übersichtliche aufklappbare Baumstruktur die Branchen wählen, die bei seinem Eintrag im Messekatalog bzw. auf der Website der Messe veröffentlicht werden sollen. Dabei lässt sich die Anzahl der (kostenfreien) Branchen in den Einstellungen begrenzen.

Das Branchenmodul kann in den Messeeinstellungen optional so konfiguriert werden, dass der Aussteller eine bestimmte Anzahl kostenfreier Branchen zuordnen kann. Unabhängig davon kann der Aussteller auch weitere Branchen zuordnen, hier muss der Veranstalter entscheiden, ob diese berechnet werden. Sofern keine Beschränkung bei der Eingabe von Branchen gewünscht ist, kann in das Feld kostenloser Branchen eine 0 eingegeben werden, in diesem Fall wird der Hinweis auf kostenfreie Branchen im Modul ausgeblendet.

Sofern die Angaben der Branchenauswahl für die Aufplanung verwendet werden sollen, eignet sich die Abfrage einer Schwerpunktbranche. Aus den vom Aussteller ausgewählten Branchen muss der Aussteller genau eine Branche auswählen, zu der er sich primär zugehörig fühlt. Diese Schwerpunktbranche wird im Standwunsch gespeichert und kann über die API ausgelesen werden.

Die vom Aussteller hinterlegten Branchen werden für die Suchfilter im Widget Ausstellerverzeichnis verwendet, welches in die Website eingebunden werden kann.

Modul Stichworte

Dieses Modul ermöglicht erweiterte Suchbegriffe und Filtermöglichkeiten im Ausstellerverzeichnis und den Printmedien. Aussteller können somit nicht nur über Branchen und Produktgruppen, sondern auch über weitere passende Stichworte oder Markennamen sortiert und gefunden werden. Hierzu werden in den Messeeinstellungen unter Nomenklatur entsprechende Stichworte und Marken definiert, die dem Aussteller anschließend zur Auswahl zur Verfügung stehen.

Außerdem kann der Aussteller im Account weitere, eigene Stichworte und Marken ergänzen. Sofern das Modul mehrsprachig eingesetzt wird, muss das Stichwort in allen Sprachen eingetragen werden.

In den Moduleinstellungen kann die Anzahl der kostenfreien Einträge begrenzt und Preise für weitere Auswahloptionen festgelegt werden. Diese Infos werden im Ausstelleraccount entsprechend angezeigt. Die Art der Liste definiert, welche hinterlegten Begriffe aus der Nomenklatur (Stichworte oder Marken) verwendet werden sollen. Werden sowohl Stichworte, als auch Marken gepflegt, kann das Modul mehrfach hinzugefügt werden.

Im Widget-Konfigurator zum Ausstellerverzeichnis können die hinterlegten Stichworte/Marken dann als Suchoption mit show keywords aktiviert werden.

Modul Ausstellergruppen

Mit der Definition von Ausstellergruppen kann der Veranstalter seine Aussteller segmentieren, um beispielsweise Inhalte, Module und Texte der Accounts oder auch Newsletter für einzelne Ausstellergruppen individuell zusammenzustellen. 

Diese Selektierung kann entweder für interne Zwecke vom Veranstalter vorgenommen werden oder die Aussteller sollen sich mit Hilfe des Moduls im Account selbst gewissen Ausstellergruppen via Checkbox zuweisen. Beispielsweise sinnvoll zur generellen Unterteilung aller Aussteller in unterschiedliche Schwerpunkte der Messe oder auch für rabattgesteuerte Aktionen und Pakete. Hier gilt allerdings zu beachten, dass sich der Aussteller immer nur einer der Auswahlmöglichkeiten zuordnen kann.

Vorgehensweise zur Einrichtung des Moduls Ausstellergruppen:

1. Ausstellergruppen in den Messetypeinstellungen definieren
2. Neue Textkategorie (z.B. Ausstellergruppe Auswahl) unter Messeverwaltung Texte Drei-Punktmenü hinzufügen.
3. Modul Ausstellergruppen in der Accountstruktur ergänzen und die hinzugefügte Textkategorie im Dropdown der Modulabhängigen Einstellungen auswählen
4. Jeweilige Texte zur Textkategorie definieren und in diesem Fall auch immer die entsprechende Ausstellergruppe zuweisen. Andernfalls wird die Auswahloption im Ausstelleraccount nicht angezeigt.

Modul Standwunsch

Der Aussteller kann hier einen Standwunsch hinterlegen, der direkt in der Card im Control angezeigt wird. Das Standwunsch-Formular ist umfassend und kann sehr gut an eigene Bedürfnisse angepasst werden, zur Verfügung stehen unter anderem: 

• Grundangaben zum Standwunsch: Breite, Tiefe, Standtyp und Bemerkungen
• Erweiterte Standangaben und Platzierungswünsche
• Upload von Standskizzen (optional)
• Frei definierbare Dropdowns und Checkboxen
• Definition einer Formel zur Preisindikation, sodass direkt ein Gesamtpreis inklusive Pauschalen usw. ausgewiesen wird 

Diese Angaben werden mit den Grundangaben zum Standwunsch gespeichert und lassen sich für die Aufplanung nutzen.

Modul Stände

Das Modul Stände liefert sowohl eine Übersicht der Standvorschläge als auch aller gebuchter Stände des Ausstellers. Außerdem können je nach Einstellung im Modul Mitaussteller hinzugefügt oder auch storniert werden und tauchen anschließend sowohl beim Haupt- als auch Mitaussteller in der Standübersicht auf. Standardmäßig werden Mitaussteller direkt zum Aussteller. Falls dies vom Veranstalter nicht gewünscht wäre, kann in den Moduleinstellungen definiert werden, dass der Mitaussteller zunächst zum Interessent wird und manuell zugelassen werden muss.

Sobald im Control ein Standvorschlag hinterlegt wurde, wird dieser im Modul aufgeführt. Der Aussteller hat nun die Möglichkeit, dem Standwunsch entweder zuzustimmen oder diesen abzulehnen. Auch weitere Standvorschläge (nach vorheriger Ablehnung) werden an dieser Stelle erneut aufgelistet.

Zugestimmte oder abgelehnte Standvorschläge können im Modul Stände nicht mehr geändert werden. Bei einer Ablehnung eines Standvorschlags ist eine Begründung verpflichtend anzugeben, damit der Veranstalter einen neuen Standvorschlag erstellen kann.

Modul Standbuchung Hallenplan

Die Standbuchung kann auch über den interaktiven Hallenplan erfolgen, indem Aussteller ihren Stand direkt im Plan wählen und buchen können. Voraussetzung für die Verwendung und Funktionalität dieses Moduls ist die entsprechende Einrichtung des Hallenplans. 

Für den Aussteller ist direkt ersichtlich, welche Standflächen es gibt und was bereits belegt oder noch frei ist. Optional kann in den Moduleinstellungen festgelegt werden, dass Stände nicht direkt gebucht, sondern zunächst nur angefragt und vom Veranstalter bestätigt werden müssen. Auch offene Standanfragen/- und vorschläge werden entsprechend farblich markiert.

Für den interaktiven Hallenplan gibt es außerdem ein eigenes Widget, das der Veranstalter auf seiner Website für den Überblick der aktuellen Aussteller einbinden kann.

Modul Printmedien

Der Aussteller kann für die gedruckte Version des Messekatalogs im Ausstelleraccount sein Firmen- und Leistungsportrait mit Logo hinterlegen. Der Upload der Logos funktioniert dabei besonders einfach. Die eingegebenen Daten können später für die Katalogproduktion über das bereitgestellte Export-Tool ausgelesen bzw. heruntergeladen werden. Für den Logoupload können beliebige, zulässige Formate definiert werden. Der Aussteller kann ein hochgeladenes Logo nachträglich auch löschen oder überschreiben. Außerdem besteht die Möglichkeit, Social Media Felder einzublenden, den Upload von Anzeigen zu integrieren oder weitere individuelle Felder und Radiobuttons anzulegen.

Modul Onlinemedien (Ausstellerverzeichnis)

Aussteller können ihr Unternehmen im Online-Ausstellerverzeichnis vorstellen und bewerben. Die gepflegten Inhalte (wie beispielsweise Unternehmensbeschreibung, Ansprechpersonen, Logo, ggf. Anzeigen und Videos) werden über das Widget Ausstellerverzeichnis auf der Messewebsite ausgelesen.

Auch hier können für den Logo- und Anzeigenupload beliebige, zulässige Formate definiert werden. Allerdings sollte das Logo im Farbraum RGB gespeichert sein. Im Hintergrund findet beim Upload eine Konvertierung der Bilddatei statt, bei Logos, die in CMYK Farbraum hochgeladen werden, kann es daher zu Farbverschiebungen kommen. Hochgeladene Logos können nachträglich gelöscht oder überschrieben werden. Auch auswählbare Social Media Kanäle und weitere individuelle Felder und Radiobuttons können definiert werden.

Modul Messehighlights

Sofern der Aussteller eine Neuheit präsentiert oder etwas besonderes zeigt, eignet sich das ggf. für interne Publikationen oder eine Pressemitteilung, um dies bereits im Voraus zu bewerben. Beides kann über das Modul Highlight gepflegt werden. Die Texte und Bilder werden dann optional direkt auf der Website der Messe beim Ausstellerportrait im Ausstellerverzeichnis mit ausgegeben.

Modul Vortrag

Verwalten Sie Vorträge oder Workshops, die der Aussteller für Foren auf der Messe anmelden möchte. Sowohl über den Menüpunkt Vortragsverwaltung im Control als auch dem dazugehörigen Modul Vortrag im Ausstelleraccount, können Vorträge, Präsentationen oder Workshops gepflegt, bearbeitet und geplant werden. Die Referenten werden dabei über die Ansprechpersonen verwaltet, ein Upload der Vorträge als Präsentation oder PDF ist ebenfalls möglich.

Innerhalb der Vortragsverwaltung im Control lassen sich über das Drei-Punkt-Menü verschiedene Kriterien (wie beispielsweise Räume, Veranstaltungstage, Vortragstypen oder benötigte Ausstattung) hinterlegen, die später im Vortragsmodul im Ausstellerbereich als drop-down Menü zur Auswahl stehen.

Damit Vorträge über den Ausstelleraccount hinzugefügt werden können, muss das Modul Vortrag in der Modulstruktur der Messeeinstellungen ergänzt und konfiguriert werden. 

Für die Veröffentlichung aller freigegebenen Vorträge steht ein Widget zur Einbindung auf der Messewebsite zur Verfügung.

Modul Stellenausschreibung (Jobwall)

Nicht nur für Karrieremessen kann es wünschenswert und von Vorteil sein, dass Aussteller offene Stellenangebote auf der Messewebsite bewerben können. Auch bei Branchenmessen, bei denen Besucher potentielle Arbeitnehmer der Aussteller sind, stellt diese Möglichkeit eine zusätzliche Serviceleistung mit Mehrwert dar. Auch für die Jobwall gibt es ein eigenes Widget zum Einbinden in die Website.

Modul Tickets

Mit diesem Modul sehen Aussteller ihre erzeugten Gutscheincodes die sie zur Einladung von Besuchern oder Geschäftspartnern verwenden können. Mit dem Gutscheincode können eingeladene Besucher über einen externen Ticketshop ein kostenloses oder reduziertes Ticket zur Messe erhalten. Falls profairs mit einem externen Tool wie pretix verknüpft wird, werden die Daten von registrierten Besuchern und deren eingelöste Codes übermittelt und hier aufgelistet. Auch generierte Einmalcodes (e-Codes) erscheinen dann in dieser Übersicht und können entsprechend eingelöst werden. Aussteller können somit nachvollziehen, wer ihrer Einladung gefolgt ist.

Modul Medien (up- und downloads)

Hier können Standskizzen und andere Dokumente zum Download bereitgestellt werden, die der Aussteller optional bearbeitet oder ergänzt und anschließend wieder hochlädt. Dabei können einzelne Dokumente auch nur bestimmten Ausstellergruppen zur Verfügung gestellt werden. Die Dokumente können übers Control unter Messeverwaltung Up- und Downloads hinzugefügt und mithilfe des Moduls Medien in der Modulstruktur für den Ausstellerbereich bereitgestellt werden. Der jeweils zuständige Dienstleister kann die für ihn bestimmten Unterlagen, die vom Aussteller hochgeladen wurden, direkt einsehen.

Modul Allgemeine Informationen

Sofern im Ausstellerbereich ein gesonderter Informationsbereich eingebaut werden soll, kann das mit diesem Modul erfolgen. Es entsteht je nach Platzierung ein separater Untermenüpunkt, der über den entsprechenden Textbaustein beliebig mit Informationen gefüllt werden kann.

Modulgruppe Shop

Die Modulgruppe Shop ist in der Modulstruktur vorkonfiguriert und kann wie das Dashboard nicht gelöscht werden. Sie beinhaltet den Produktkatalog mit allen eingepflegten Artikeln sowie eine ausführliche Übersicht aller getätigten Bestellungen des Ausstellers und der Möglichkeit, Artikel zu stornieren. Auf Wunsch kann mit dem zusätzlichen Modul Einstellungen (Shop) eine Email-Adresse hinterlegt werden, an die alle 24h eine Bestellbestätigung bei Bestandsveränderung (Bestellungen oder Stornos) versendet wird.

Egal ob Ausweise, Werbemittel, Versorgungsleistungen oder Mietmöbel, der Shop beinhaltet das gesamte bestellbare Leistungsangebot, was der Aussteller zu seinem Messestand dazu buchen kann. Grundlage hierfür sind die Artikelverwaltung und das Bestellsystem im Control.