Ansprechpersonen und Zugangsdaten

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Die Logik der Ansprechpersonen

Ansprechpersonen sollten eigentlich immer nur einmal in profairs vorkommen. Dabei dient die Mailadresse als Identifier, heißt, jede Mailadresse kommt in profairs nur einmal vor (sofern beispielsweise durch eine Datenübernahme gleiche Mailadressen mehrfach im System vorhanden sind, sollten diese zusammengeführt bzw. die doppelten Einträge gelöscht werden). Ansprechpersonen können jedoch mehreren Unternehmen zugeordnet werden.

Um datenschutzkonform zu bleiben, wird der Name der Ansprechperson und die Mailadresse zentral gespeichert, alle zusätzlichen Angaben (Telefon, Jobtitel, Adresse) werden für jedes Unternehmen getrennt verwaltet. So ist sichergestellt, dass ein Unternehmen keinen Einblick in personenbezogene Daten eines anderen Unternehmen erhält.

Ansprechpersonen werden messetypunabhängig verwaltet. Dennoch können Ansprechpersonen bei einem zugeordnetem Unternehmen auch nur für ein oder mehrere Messetypen zuständig sein. 

Ansprechpersonen lassen sich vom Veranstalter im Control und vom Aussteller in seinem Account hinzufügen und verwalten. Gerade im Account gibt es in der Verwaltung der Ansprechpersonen einige Einschränkungen.  

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Der Login hängt an der Ansprechperson

Der Login in einem Account hängt immer an der Ansprechperson. Gerade wenn eine Ansprechperson mehreren Unternehmen zugeordnet ist, muss der Nutzer sich beim Login in den Account entscheiden, für welches Unternehmen die Anmeldung erfolgen soll. Eine Ansprechperson, die mit diversen Unternehmen verknüpft ist, kann bei verschiedenen Unternehmen unterschiedliche Zugriffsrechte erhalten.

Benutzername ist immer die Mailadresse der Ansprechperson, mit der Neuanlage einer Ansprechperson wird bereits ein Initialpasswort vorgeschlagen, welches der Benutzer beim ersten Login im Ausstelleraccount zwingend ändern muss. Damit wird das Initialpasswort ungültig und im Control wird stattdessen das Datum des ersten Logins der Ansprechperson vermerkt. Das Passwort kann anschließend nur noch von der jeweiligen Ansprechperson über die "Passwort vergessen" Funktion zurückgesetzt werden.

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Ansprechpersonen im Control verwalten

Im Control unter Aussteller in der Card Stammdaten im Accordeon Ansprechperson werden diese Infos zu den Ansprechpersonen angezeigt:

• Durch einen Haken oder ein Kreuz vor der Mailadresse wird ersichtlich, welche Ansprechpersonen Newsletter erhalten dürfen
• Wird eine Ansprechperson grau dargestellt, ist dieser zwar angelegt und gehört zum Aussteller, ist aber für die ausgewählte Messe nicht zuständig
• Zur Ansprechperson kann ein Bild hochgeladen werden. Wird die Ansprechperson im Ausstelleraccount im Modul Onlinemedien ausgewählt, wird sie mit Bild im Ausstellerverzeichnis ausgelistet. Das Bild wird auch für die Referentenverwaltung genutzt
• Zuständigkeiten der Ansprechperson, sodass ersichtlich ist, was die Aufgabe der Ansprechperson bei der Messe ist
• Hat die Ansprechperson eine abweichende Anschrift, wird diese hier ebenfalls angezeigt
• Wurde eine Ansprechperson gesperrt, wird in der Card anstelle des Pfeils zum Wechsel in den Account ein Schlosssymbol angezeigt; die Ansprechperson kann sich nicht mehr im Account dieses Ausstellers anmelden. Alle anderen Funktionen, einschließlich Login in anderen Accounts oder der Empfang von Newslettern bleibt durch die Sperre unberührt

Im Menüpunkt Ansprechperson werden alle Kontakte aufgelistet, unabhängig davon, ob diese zu Ausstellern gehören. Unterschieden wird hier der Tab Stammdaten und Unternehmen. So sieht man auf einen Blick, welchen Unternehmen eine Ansprechperson zugeordnet ist. Ausgegraute Einträge im Tab Unternehmen gehören nicht zu den Interessenten oder Aussteller der aktiv ausgewählten Messe.

Mailadressen können generell in den Accounts nicht verändert werden. Jedoch lassen sich Mailadressen von Ansprechpersonen im Control ändern.

Die Ansprechpersonen- bzw. Adresstypen (also beispielsweise “Standpersonal”, “Ansprechperson Messebau”, etc.) können Sie in der Messeverwaltung Messeeinstellungen Messetyp anklicken Einstellungen bearbeiten

Zugangsdaten aus dem Control versenden

Werden Ansprechpersonen über die API angelegt, wird nur dann ein Initialpasswort vergeben, wenn der Benutzer entweder Lese- oder Schreibrechte für den Ausstelleraccount erhält.

Die Funktion Zugangsdaten generieren überschreibt keine bereits vergebenen Zugangsdaten, sondern fügt nur dort Zugangsdaten ein, wo noch keine vorhanden sind. Diese Funktion ist eigentlich nur dann erforderlich, wenn Ansprechpersonen über die API hinzugefügt werden. Für Ansprechpersonen, die über das Control oder den Account hinzugefügt werden, wird im Hintergrund bereits ein Initialpasswort erstellt.

Um die Passwörter zu versenden, kann über das Icon Zugangsdaten per Mail versenden ein Mail generiert werden, welches vom Veranstalter vor dem Absenden noch individuell angepasst werden kann.

Das Icon Zugangsdaten per Mail versenden erscheint allerdings nur, wenn ein passender Mailtext zur Kategorie Email control user credentials hinterlegt wurde. Und nur solange, bis sich der Aussteller erstmals mit seinem Initialpasswort anmeldet. Es stehen Variablen zur Verfügung, um den Mailtext zu individualisieren.

Alternativ können die Zugangsdaten auch über das Newslettermodul an alle Aussteller oder einen von Ihnen zu definierenden Verteiler verschickt werden. Sofern ein Initialpasswort noch nicht gesetzt war, wird beim Versand der Newsletter das Initialpasswort gesetzt, sodass keine Mails ohne Zugangsdaten rausgeschickt werden.

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Ansprechpersonen im Account verwalten

Aussteller und Interessenten können im Account ebenfalls ihre Ansprechpersonen verwalten. Dabei gelten diese Regeln für Ansprechpersonen mit Schreibrechten:

• Es können beliebige Ansprechpersonen hinzugefügt werden. Sofern eine Mailadresse noch nicht im System bekannt ist, muss der Name des Ansprechpartners hinterlegt werden, anderenfalls wird der Name bereits angezeigt
• Löschen lassen sich Ansprechpersonen nur, solange diese sich noch nicht im Account angemeldet haben, andernfalls können diese Datensätze nur gesperrt (genauer, die Zugriffsrechte zum Account entzogen) werden. Der eigene Account kann weder gesperrt noch gelöscht werden
• Geändert werden kann die Mailadresse von anderen Ansprechpersonen nur, solange diese sich noch nicht angemeldet haben. Es sei denn, die Option Ansprechpersonen kann nur eigene Daten ändern ist aktiv. Die eigene Daten lassen sich jederzeit ändern.

Ansprechpersonen ohne Schreibrechte können den eigenen Datensatz nicht ändern.

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Lese- und Schreibrechte im Account

Eine Ansprechperson kann entweder Lese- oder Schreibberechtigungen im Ausstelleraccount erhalten. Sofern der Aussteller keine Lese- oder Schreibberechtigung hat, wird im Control kein Login-Symbol bei der Ansprechperson angezeigt.

Werden einer Ansprechperson die Lese- oder Schreibberechtigung in einem Ausstelleraccount entzogen, kann sich der Benutzer zwar weiterhin im Ausstelleraccount anmelden, in diesem Fall ist das dropdown mit der Auswahl der Messen aber leer. Wichtig ist, diese Berechtigung gilt messeübergreifend immer pro Unternehmen. So kann der Benutzer bei einem Unternehmen Schreibrechte, bei einem anderen aber nur Leserechte haben.

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Zugangsdaten aus dem Account versenden

Wird eine neue Ansprechperson mit Zugriffsrechten (entweder mit Lese- oder Schreibrechten) angelegt, kann der Benutzer diesem die Zugangsdaten per Mail zukommen lassen. Standardmäßig ist das Versenden von Zugangsdaten durch den Benutzer deaktiviert. Damit ein Benutzer eine Mail mit den Zugangsdaten an die neu erfasste Ansprechperson versenden kann (genauer, damit das Icon zum Versenden des Mails eingeblendet wird), müssen diese Bedingungen erfüllt sein:

• Es erscheint nur dann ein Icon zum Versenden der Zugangsdaten, sofern die Mailadresse in profairs nicht bereits für den Login in einem anderen Account (ggf. als Ansprechperson eines anderen Ausstellers) verwendet wurde
• Ein Mail kann immer nur ein einziges Mal versendet werden
• Es muss ein Textbaustein für die Mailvorlage (Textkategorie Email account user credentials) erstellt werden. Wichtig ist, dass die Variablen *USERNAME* und *PASSWORD* in der Textvorlage enthalten sind. Werden diese Variablen gelöscht, ist ein Versand nicht möglich. Für das template stehen weitere Variablen zur Verfügung
   

Einfaches Beispiel für die Mailvorlage:

Guten Tag *ANREDE* *NAME*,
Sie erhalten nun einen Zugang zum Ausstelleraccount des Ausstellers *AUSSTELLER*. Anbei senden wir Ihnen Ihre Zugangsdaten:
https://veranstaltername.profairs.de
Benutzer: *USERNAME*
Passwort: *PASSWORD*

Als Absender des Mails wird der Name der Messe und die hinterlegte Mailadresse des Projektleiters verwendet. Die Adresse des Mails kann in der Messeverwaltung Messeeinstellungen Messetyp anklicken Stammdaten hinterlegt werden.

Berechtigungen im Account bei Änderung der Mailadresse

profairs verwendet Keycloak als Authentifizierungsserver. Immer, wenn in profairs eine neue Mailadresse erfasst wird (sei es bei einer neuen Ansprechperson oder bei der Änderung der Mailadresse einer Ansprechperson im Control), wird diese Mailadresse in Keycloak freigegeben und hierfür ein neues Initialpasswort gesetzt.

Unabhängig davon, ob in profairs eine Ansprechperson geändert oder gelöscht wird, in Keycloak bleibt die Mailadresse erhalten (und auch das gesetzte Passwort), die Zugangsdaten werden also nicht gelöscht. Das bedeutet, die Ansprechperson kann sich auch dann noch im Account anmelden, wenn es die Ansprechperson nicht mehr in profairs gibt. Da mit dieser Mailadresse dann kein Unternehmen und damit keine Messe mehr verknüpft ist, sieht die Person nach dem (erfolgreichen) Login nur noch eine Seite mit einem leeren dropdown, aus dem normalerweise ein Unternehmen ausgewählt werden muss.