Schnittstelle zu Hubspot

Einrichtung der profairs Schnittstelle für Hubspot Starter und Professional

Sofern Sie eine der beiden Versionen einsetzen, eignet sich die Schnittstelle, die auf der Hubspot Public App aufbaut. Mit der Einrichtung der Schnittstelle erstellen wir Ihnen diese Public App, die bereits die grundlegende Funktionsweise im Ablauf des Datenaustauschs definiert. Hierzu benötigen wir von Ihnen erst mal keine Angaben. Im Zuge der Einrichtung der Public App können wir weiterhin noch festlegen, was in profairs passieren soll, wenn ein Ansprechpartner in Hubspot gelöscht wird.

Nachdem wir die vorbereitenden Maßnahmen durchgeführt haben, können Sie in profairs unter Tools Hubspot Schnittstelle die Public App aktivieren, dazu müssen Sie parallel in einem anderen Fenster in Hubspot angemeldet sein. Dadurch wird die Public App von Ihnen authentifiziert. Anschließend sehen Sie die Verknüpfungen der Felder zwischen profairs und Hubspot. Die wichtigen Felder sind hier schon verknüpft, weitere Felder der Hubspot Standardobjekte lassen sich mit Felder in profairs verbinden oder beliebig abändern.

Sofern in Ihrem Hubspot Account bereits Daten vorhanden sind, sollten wir in einem ersten Schritt eine Synchronisation der Standardobjekte durchführen, das bedeutet, wir importieren alle Hubspot Objekte in profairs und verknüpfen diese mit der Hubspot ID. Damit ist sichergestellt, dass Änderungen in Hubspot und oder profairs immer den richtigen verknüpften Datensatz aktualisieren. Diesen Import können wir über die Public App vornehmen. Während der Zeit des Imports sollten Sie keine Daten in Hubspot verändern.

Grundlegende Funktionsweise der Schnittstelle

Die Schnittstelle ist so aufgebaut, dass diese Regeln gelten:

1. Wird ein Standardobjekt in Hubspot neu angelegt, verändert oder gelöscht, wird diese Aktion in profairs ebenfalls durchgeführt. Sofern in Hubspot gelöschte Ansprechpartner in profairs nicht gelöscht werden sollen, müssen wir das bei der Einrichtung der Public App hinterlegen 
2. Wird in profairs ein Objekt neu angelegt, verändert oder gelöscht, wird diese Aktion in Hubspot ebenfalls durchgeführt. Optional kann in profairs eingestellt werden, dass Ansprechpartner nicht in Hubspot gelöscht werden sollen, wenn diese in profairs (beispielsweise durch den Aussteller) gelöscht werden. Hierzu müssen Sie in den Webhooks die Aktion exhibitor.contact.deleted ausschalten.