Mitaussteller anmelden und verwalten

Grundlegendes zu Mitausstellern

Sofern ein Aussteller mit einem oder mehreren Mit- bzw. Unterausstellern seinem Stand teilen möchte, wird in den Standeinstellungen des Mitausstellers der Hauptaussteller ausgewählt. Das setzt voraus, dass der Stand bereits zuvor einem Aussteller zugewiesen war.

Der Mitaussteller wird in der Ausstellerübersicht automatisch durch ein Badge kenntlich gemacht. So lassen sich beispielsweise alle Mitaussteller filtern.

profairs unterscheidet aktuell nicht zwischen Mitaussteller, Unteraussteller oder vertretenen Firmen. Sofern das erforderlich ist, wäre es ggf. sinnvoll, über Listen Kriterien einzufügen, um beispielsweise zwischen diesen Mitausstellertypen im Ausstellerverzeichnis filtern zu können. Um eine Unterscheidung ausschließlichem Control zu haben, eignet sich der Einsatz von Labeln.

Anmeldung von Mitausstellern

In der Regel werden Mitaussteller von Hauptausstellern angemeldet. Daraus ergeben sich zwei mögliche Szenarien, wie der Anmeldeprozess aussieht:

• Der Veranstalter prüft die Anmeldung und gibt diese frei. Anschließend werden die Zugangsdaten verschickt
• Der Veranstalter überträgt die Verantwortung an den Hauptaussteller und lässt die Mitaussteller automatisch zu

Damit wird der Mitaussteller zwar zur Teilnahme zugelassen, allerdings ist in diesem Schritt noch die Zustimmung des Mitausstellers erforderlich, da in der Regel nicht sichergestellt ist, dass dieser einer Teilnahme ebenfalls einwilligt. Auch hier ergeben sich zwei mögliche Abläufe:

• Der Mitaussteller muss der Teilnahme beim Hauptaussteller aktiv, einwilligen
• Der Veranstalter übernimmt die Verantwortung und bestätigt den Mitaussteller 

Der Workflow der Mitausstelleranmeldung

Zunächst muss definiert werden, wie der Workflow der Mitaussteller aussehen soll. Dazu muss in den Messeinstellungen im Tab Module im Modul Stände definiert werden 

• ob der Hauptaussteller Mitaussteller überhaupt erfassen darf und 
• ob der Mitaussteller automatisch oder erst nach Prüfung durch den Veranstalter zugelassen wird. 

Sofern eine manuelle Prüfung durch den Veranstalter gewünscht ist (was sicherlich empfehlenswert ist), sollte die Anmeldung des Mitausstellers erst einmal als Interessent gespeichert werden

Erfassung des Mitausstellers durch den Hauptaussteller

Die Erfassung des Mitausstellers durch den Hauptausstellers erfolgt dann im Modul Stände. Um Dubletten zu vermeiden, wird der Hauptaussteller zunächst aufgefordert nach dem Unternehmen zu suchen.

Ist der Mitaussteller noch nicht in profairs hinterlegt, kann der Hauptaussteller den Mitaussteller neu erfassen.

Sofern ein oder mehrere Treffer erfolgen, kann der Hauptaussteller den richtigen Aussteller auswählen. Angezeigt werden dann alle Ansprechpartner, die dem Aussteller zugeordnet sind. Es muss mindestens ein Eintrag aus den hinterlegten Ansprechpartner ausgewählt werden. Aus Datenschutzgründen werden die Mailadressen der Ansprechpartner verkürzt angezeigt, sodass der Hauptaussteller (der die Ansprechpartner möglicherweise kennt) erahnen kann, welcher Ansprechpartner sich dahinter verbirgt, aber ein anderer, unberechtigter Aussteller die Mailadresse nicht abgreifen kann. 

Ist der Ansprechpartner, den der Hauptaussteller hinterlegen will, nicht in der Liste enthalten, kann ein neuer Ansprechpartner erfasst werden. Dies geschieht wieder über eine Suche der Mailadresse um zu prüfen, ob die Mailadresse eventuell schon in profairs existiert. Somit werden auch bei den Ansprechpartnern Dubletten vermieden bzw. massiv reduziert.

Mitaussteller werden je nach Workflow entweder im Control unter Interessenten (Zulassung durch den Veranstalter) oder unter Aussteller (automatische Zulassung) gelistet.

Mitaussteller wird automatisch zugelassen, keine Einwilligung erforderlich

Wird der Mitaussteller automatisch direkt nach der Erfassung durch den Hauptaussteller (also ohne Prüfung durch den Veranstalter) zugelassen, wird der Mitaussteller im Menüpunkt Aussteller gelistet. Sobald dem Mitaussteller seine Zugangsdaten vorliegen, kann sich dieser im Account anmelden und seine Messevorbereitung vornehmen. Das Initialpasswort kann entweder über die Newsletterfunktion oder über die Funktion Zugangsdaten versenden verschickt werden.

Mitaussteller wird durch den Veranstalter zugelassen und muss aktiv einwilligen

Mitaussteller, die zunächst vom Veranstalter zugelassen werden sollen und die für Ihre Teilnahme eine Einwilligung erteilen müssen, werden unter Interessenten gespeichert. Technisch gesehen wird beim angemeldeten Mitaussteller ein Standvorschlag angelegt, zu dem der Mitaussteller einwilligen muss, vorausgesetzt, der Veranstalter akzeptiert den Mitaussteller. Sofern das der Fall ist und der Mitaussteller noch keine Zugangsdaten hat, benötigen dieser entweder das Initialpasswort (beispielsweise über die Newsletterfunktion) oder der Mitaussteller muss im Account die Passwort zurücksetzen Funktion nutzen. 

Sobald der Mitaussteller seine Zugangsdaten erhält, kann sich dieser im Account anmelden und kann zunächst im Modul Stände seinen Standvorschlag einsehen. Der Mitaussteller muss nun seine Einwilligung zur Messeteilnahme als Mitaussteller erteilen, in dem er dem Standvorschlag des Hauptausstellers zustimmt. Mit dieser Zustimmung ändert sich der Status des Mitausstellers, dieser wird dann im Control unter Aussteller gelistet.

Sofern die Zustimmung des Mitausstellers übersprungen bzw. durch den Veranstalter erfolgen soll, müssen im Control drei Schritte durchgeführt werden: 

1. Zunächst wird der Standvorschlag vom Status Ausstehend auf Akzeptiert gesetzt 
2. Der Mitaussteller wird zugelassen. Damit wird der Mitaussteller Datensatz in den Menüpunkt Aussteller verschoben 
3. Dem Mitaussteller muss nun der Stand des Hauptausstellers zugewiesen werden 

Der Hauptaussteller sieht im Modul Stände übersichtlich, welche Mitaussteller angemeldet wurden und ob der Mitaussteller seinem Standvorschlag zugestimmt hat. Der Hauptaussteller kann jederzeit den Mitaussteller stornieren.

Erfassung eines Mitausstellers durch den Veranstalter

Nicht nur der Hauptaussteller, sondern auch der Veranstalter kann Mitaussteller erfassen. 

Ein Mitaussteller kann eigentlich so wie ein Hauptaussteller im Control erfasst werden. Der Unteraussteller erhält einen Stand, der bereits einem Hauptaussteller zugewiesen war. profairs erkennt so automatisch, dass es sich um einen Mitaussteller handelt und zeigt den zugehörigen Hauptaussteller direkt im Dialog Standzuweisung an.

Anstelle des zugehörigen Hauptausstellers kann in diesem dropdown auch Kein Hauptaussteller zuordnen ausgewählt werden. Das ist dann sinnvoll, wenn die Standzuordnung für Tage verwendet wird oder es tatsächlich mehrere Hauptaussteller auf einem Messestand geben sollte.

Bestellpositionen für Mitaussteller

Je nach vertraglicher Gestaltung zwischen Veranstalter und Aussteller werden die anfallenden Kosten entweder dem Mitaussteller oder dem Hauptaussteller in Rechnung gestellt. In beiden Fällen ist eine automatische Buchung der Standgebühren über den Messestand nicht möglich, da der Stand bereits mit den Standkosten verknüpft ist, in diesem Fall würde der Mitaussteller die vollen Standkosten tragen müssen, nicht aber eine in der Regel abweichende Mitausstellergebühr. Die Bestellpositionen für Mitaussteller müssen daher entweder beim Haupt- oder Mitaussteller manuell nachgebucht werden.

Gemeinschaftsstände

Alternativ kann ein Stand auch von mehreren Hauptausstellern belegt sein. Das ist dann sinnvoll, wenn es sich um einen Gemeinschaftsstand handelt, bei dem jeder Aussteller eine eigene Rechnung erhält. profairs lässt es alternativ zu, dass ein Stand mehreren Hauptausstellern zugewiesen wird. In diesem Fall muss auf die Buchungspositionen geachtet werden, da es eventuell nicht gewünscht ist, dass die hinterlegten Standartikel bei jedem Aussteller des Gemeinschaftsstands.
Organisatoren von Gemeinschaftsständen können ebenfalls erfasst werden, lassen sich aber im Ausstellerverzeichnis ausblenden.