Ticketing: Anbindung von pretix

Voraussetzungen für die Nutzung von pretix

Damit sich profairs mit pretix verbinden lässt, wird zunächst ein pretix Account benötigt. Anschließend aktivieren wir die Schnittstelle, die Sie dann einrichten können. 

Die Schnittstelle wird für jede einzelne Messeveranstaltung neu eingerichtet. In pretix muss also der Veranstalter und die Veranstaltung bereits angelegt sein. Anschließend kann in den Messeinstellungen unter pretix die Verbindung zu pretix hergestellt werden. Sie benötigen dafür den

• pretix API Key. Sie finden diesen in pretix im Veranstalterkonto im Menüpunkt Teams. 
  
  
  
  Bitte beachten Sie, dass Sie den Key nicht erneut in pretix einsehen können, speichern Sie sich den Key unbedingt an einer sicheren Stelle, Sie benötigen diesen für Folgeveranstaltungen eventuell erneut
• Organizer Slug. Das ist der Veranstaltername in pretix. Dieser steht in der URL. Beispiel: https://pretix.eu/control/event/demofair/demofair-2024/. Hier wäre der Veranstalterslug demofair
• Event Slug. Das ist der Veranstaltungsname in pretix. Dieser steht in der URL. Beispiel: https://pretix.eu/control/event/demofair/demofair-2024/. Hier wäre der Veranstaltungsslug demofair-2024

Tragen Sie diese Daten in das Dialogfeld ein. Anschließend ist die Verbindung zu pretix hergestellt.

Für jede Messeveranstaltung (nicht Messetyp) muss eine separate Verbindung zu pretix hergestellt werden. 

Zutrittsprodukte in pretix einrichten

Sofern pretix als Ticketingsoftware zum Einsatz kommt, müssen dort die passenden Zutrittsprodukte angelegt und mit profairs verbunden werden. Nur dann ist ein reibungsloser Datenaustausch der Zutrittsprodukte möglich.

In pretix müssen diese Vorbereitungen vorgenommen werden:

1. Zunächst müssen in den Einstellungen auf Veranstaltungsebene unter Erweiterungen bzw. Plugins drei Plugins aktiviert werden: Badges, Aussteller und E-Mails verschicken
   
   
    
2. Damit in pretix die Kommunikation mit profairs klappt, müssen in pretix auf der Veranstalterebene in den Einstellungen Webhooks diese Webhooks angelegt werden:
   Target URL: https://<veranstalter>.profairs.de/api/webhooks/pretix/1.0/default/
   ☑ Webook aktivieren bzw. Enable Webhook
   ☑ Neue Bestellung eingegangen bzw. New order placed: pretix.event.order.placed
   ☑ Bestellung storniert bzw. Order canceled: pretix.event.order.canceled
   ☑ Bestellung reaktiviert bzw. Order reactivated: pretix.event.order.reactivated 
   ☑ Bestell-Informationen geändert bzw. Changed order information: pretix.event.order.modified 
   ☑ Ticket eingecheckt bzw. Ticket checkin: pretix.event.checkin
   ☑ Check-in rückgängig gemacht bzw. Checkin reverted: pretix.event.checkin.reverted
   
   
    

3. Als nächstes werden unter Produkte die Ticketprodukte angelegt (ggf. gibt es mehrere Eintrittskarten- oder Ausstellerausweistypen). Hierbei könnte es sinnvoll sein, diese Optionen unter Verfügbarkeit zu wählen
   ☑ This product can only be bought using a voucher bzw. Dieses Produkt kann nur mit einem Gutschein gekauft werden.
   ☑ Allow product to be canceled or changed bzw. Erlaube Stornierungen oder Umbuchungen 
   
   

   Wichtig ist, dass jedes Zutrittsprodukt in pretix ein Kontingent erhält. Das Kontingent kann auch auf unbegrenzt gesetzt werden. Alternativ kann auch ein unbegrenztes Kontingent für alle Zutrittsprodukte angelegt werden.

    

4. Jetzt können unter den Einstellungen auf Veranstaltungsebene die Tickets gestaltet werden. Hierfür steht ein Ticketdesigner zur Verfügung, um den oder die Ausstellerausweise bzw. Eintrittskarten zu erstellen. In diesem Dialog sollten noch diese Optionen aktiviert werden
   ☑ Allow users to download tickets bzw. Ticket-Download anschalten
   ☑ Generate tickets for all products bzw. Tickets für alle Produkte generieren 
   
   
    
5. Jetzt fehlen noch die Mailvorlagen. In den Einstellungen unter E-Mails sollten Sie diese Checkbox aktivieren
   ☑ Attach ticket files bzw. Tickets anhängen
   Weiter finden Sie im Reiter Mail content mehrere Vorlagen, unter Placed Order bzw. Free Order werden die Mailvorlagen erfasst, die zusammen mit dem Ticket an die in profairs hinterlegten Mailadressen verschickt werden 
   
   
    

Ausweise und Tickets von profairs mit pretix verknüpfen

In einem nächsten Schritt muss in profairs ebenfalls ein oder mehrere Ticketprodukte für die Ausweise angelegt und mit pretix verknüpft werden. Voraussetzung hierfür ist, dass

• in der Artikelverwaltung ein passender Artikel (Ausstellerausweis oder Auf- und Abbauausweis) sowie eine entsprechende Variante angelegt ist. Dieser Artikel muss dem Artikeltyp Ausstellerausweis zugeordnet werden. Dieser Artikeltyp sorgt dafür, dass in pretix ein Zutrittsprodukt erzeugt wird.
• in der Messeverwaltung Ticketverwaltung dem oder den Ausweisartikeln ein entsprechendes Zutrittsprodukt in pretix zugeordnet wurde

Wenn ein profairs Artikel mit einem pretix Zutrittsprodukt verknüpft wird, sollte die Rabattart- und höhe mit angegeben werden, bei kostenlosen Ausweisen 100%. pretix erfordert immer eine maximale Anzahl an Nutzungen, hier kann der Wert 1 eingegeben werden. Soll der Empfänger des Ausweises diesen (zusätzlich) per Mail aus pretix erhalten, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein:

• Bei der Neuanlage des Artikels in der Bestellverwaltung Artikelverwaltung muss das zusätzliche Klickfeld Zusätzliches Feld für Ausstellerausweise einblenden aktiviert sein. In dieses Feld kann im Bestellprozess des Ausweises die Mailadresse hinterlegt werden. Dieses Feld erscheint aber nur, wenn der Artikeltyp Ausstellerausweis verwendet wird
  
  
   
• Das Feld Bestätigungsmail in pretix aktivieren muss aktiviert sein werden, anderenfalls versendet pretix keine Mails, auch wenn diese in pretix angelegt wurden. 
  
  

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, wird der personalisierte Ausstellerausweis (oder auch ein anderes Zutrittsprodukt wie eine Eintrittskarte) im Hintergrund zu pretix übertragen. Damit sind alle Voraussetzungen erfüllt, damit das Zutrittsprodukt für die Zutrittskontrolle und den Badgedruck verwenden werden kann.

Gutscheine mit pretix Zutrittsprodukten verknüpfen

Im Gegensatz zu Shopartikeln mit dem Artikeltyp Ausstellerausweise werden mit dem Artikeltyp pretix keine Zutrittsprodukte in pretix erworben. Ausweise oder Eintrittskarten sind also Ticketprodukte, die mit der Bestellung in profairs direkt in pretix angelegt werden. Hingegen wird bei der Bestellung von Gutscheinen noch kein Ticket erzeugt, sondern in pretix nur die Berechtigung für eine Vergünstigung hinterlegt.

In profairs können sowohl 1:1 Codes (Catchall Gutscheine) als auch 1:1 Codes (einmal einlösbare Gutscheine) mit pretix Zutrittsprodukten verknüpft werden. Dabei ist es möglich, die 1:1 bzw. 1:n Codes mit einem Zutrittsprodukt in pretix bzw. mit einem Kontingent zu verknüpfen. Über Kontingente können in pretix mehrere Zutrittsprodukte mit einem Code rabattiert werden (beispielsweise kann ein in profairs erzeugter Code damit sowohl die Tageskarte als auch die Dauerkarte rabattieren). Hierbei gibt es mehrere Möglichkeiten. 

• 1:n Codes (Catchall Codes) verknüpfen
  In der Messeverwaltung pretix erscheint im dropdown profairs Artikel zusätzlich zu den im Shop angelegten Ausweisen der Eintrag Catch-all Gutschein.
  
  
  
  Dieser wird mit einem pretix Artikel verknüpft, bedeutet, dass nur dieses pretix Zutrittsprodukt rabattiert wird. Sollen mit dem Code verschiedene Zutrittsprodukte in pretix rabattiert werden, muss für jedes Ticket in neuer Eintrag erzeugt werden.
   
• 1:1 Codes (eGutscheincodes) über die Shopkategorien verknüpfen
  Wenn Gutscheincodes über Shopkategorien den Ausstellern zur Verfügung gestellt werden, muss der Artikeltyp E-Gutscheincodes aus dem dropdown profairs Artikel ausgewählt werden. Wenn dieser Artikel mit einem Artikel in pretix verknüpft wird, kann mit dem Code dieses Zutrittsprodukt nur einmal rabattiert erworben werden
   
   
• 1:1 Codes über Shopartikel verknüpfen
  Für einmal einlösbare Codes wird im Shop ein entsprechender Gutscheinartikel mit Variante eingefügt, der den Artikeltyp pretix erhält. Wenn dieser Artikel mit einem Artikel in pretix verknüpft wird, kann mit dem Code dieses Zutrittsprodukt nur einmal rabattiert erworben werden.

Gerade bei 1:n Codes (Catchall) ist es wichtig, im Feld Maximale Nutzungen einen möglichst hohen Wert einzutragen, da pretix immer eine maximale Anzahl von möglichen Einlösungen erfordert. Einmal einlösbare Codes können die maximale Nutzung von 1 erhalten.

Die Option Bestätigungsmail in pretix aktivieren hat für Gutscheine keine Bedeutung. Soll bei 1:1 Codes der Code für mehrere Zutrittsprodukte in pretix gelten, muss für jedes pretix Zutrittsprodukt in profairs eine Verknüpfung hinterlegt sein.