Faktura-Schnittstellen (Modul Rechnungen)

Installation der jeweiligen Plugins zur Fakturasoftware

Das Modul Rechnungen befindet sich in der Menüstruktur unter Tools Rechnungen. Über Einstellungen anpassen im Drei-Punkt-Menü muss zunächst die gewünschte Faktura-Schnittstelle mit den jeweils benötigten Anmeldedaten aktiviert werden. Außerdem können Einleitungstexte für die Default- und Fallbacksprache definiert werden. Sie werden auf der Rechnung ausgewiesen und erscheinen über den Rechnungspositionen. Hier ist es zum Beispiel möglich individuelle Ausstellertexte über entsprechende Variablen zu generieren.

Folgende Schnittstellen stehen aktuell über das Modul zur Verfügung:

• KBMpro
• FastBill
• AbaNinja

Funktionsweise und Übertragung

Zunächst übergibt profairs alle bereits vorhandenen Ausstellerdaten ans Fakturaprogramm und verbindet diese mit den passenden Datensätzen aus profairs. Wurde das Programm bereits genutzt und sind dort Ausstellerdaten hinterlegt, müssen diese Kundendaten vor der erstmaligen Nutzung der Schnittstelle mit profairs verknüpft werden, andernfalls werden die Kundendaten doppelt angelegt.

Im Anschluss werden alle vorhandenen Bestellpositionen in der Übersicht gelistet oder können nach einzelnen Ausstellern und Kategorien gefiltert werden. Alle gewünschten Positionen werden entsprechend markiert und über den Button X Datensätze exportieren übermittelt. 

Jede Bestellposition kann nur einmal ans Fakturaprogramm übergeben werden. Pro Übertrag wird ein Rechnungsentwurf je Aussteller erstellt. Bei mehreren Positionen des Ausstellers werden diese jeweils in einer Rechnung gruppiert. Bereits übermittelte Positionen verbleiben in der Übersicht, aber sind nicht mehr anwählbar und am Papierkorb erkennbar. Zur besseren Übersicht können sie über eine Checkbox ausgeblendet werden.

Nach dem Export werden die jeweiligen Positionen an die Fakturasoftware übergeben. Diese Positionen werden in der Regel mit dem Aussteller verknüpft:

• Artikel- und Variantentitel oder Artikelnummer
• Anzahl der Bestellungen
• Maßeinheit des Artikels (Standard Stück)
• Preis des Kaufzeitpunktes
• Umsatzsteueridentnummer, sofern die Prüfung erfolgreich verlaufen ist.
• Mehrwertsteuer

Die erzeugten Rechnungsentwürfe können nun im Fakturaprogramm überprüft, in Rechnungen umgewandelt und an den Rechnungskontakt per Mail versendet werden.

Berechnung und Übernahme der Umsatzsteuer

Für die Berechnung und Übertragung der Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer erfolgt über die Middleware ein Abgleich der angegebenen Länder von Veranstalter und Aussteller. Hierbei gelten folgenden Regeln:

• Der Veranstalter hat keine Umsatzsteueridentnummer im Messetyp hinterlegt:
  • Länder identisch: Die angebene Mehrwertsteuer wird übertragen (artikelbezogen mit Fallback auf den allgemeinen Steuersatz)
  • Länder abweichend: 0% Umsatzsteuer wird übertragen
• Umsatzsteueridentnummer vom Veranstalter im Messetyp vorhanden:
  • Länder identisch: Die angebene Mehrwertsteuer wird übertragen (artikelbezogen mit Fallback auf den allgemeinen Steuersatz), unabhängig von der USt-IdNr.
  • Länder abweichend:
    • EU-Land mit geprüfter USt-IdNr.: 0% Umsatzsteuer wird übertragen
    • EU-Land ohne geprüfter USt-IdNr.: der artikelbezogene bzw. allgemeine Mehrwertsteuersatz wird übertragen
    • Kein EU-Land: 0% Umsatzsteuer wird übertragen

Erneute Übertragung der Bestellpositionen

Bereits übertragene Bestellpositionen werden „gesperrt“. So wird verhindert, dass eine Bestellposition mehrfach an die Fakturasoftware übergeben wird. Jedoch kann es vorkommen, dass eine Rechnung storniert werden muss oder aus einem anderen Grund eine erneute Übertragung erforderlich wird. In diesem Fall können Sie über den Papierkorb die Übertragungssperre löschen, damit wird die Checkbox wieder aktiv und die Bestellposition lässt sich erneut übertragen.

Die Löschung der Bestellposition muss auch im Fakturaprogramm erfolgen.