Neuigkeiten und Ankündigungen
profairs wird laufend weiterentwickelt. Hier veröffentlichen wir alles rund um neue Funktionen, Bugfixes und sonstige Änderungen der Software
Zugangsdaten aus dem Account versenden
Wird ein neuer Ansprechpartner mit Zugriffsrechten (entweder mit Lese- oder Schreibrechten) angelegt, kann der Benutzer diesem die Zugangsdaten per Mail zukommen lassen. Standardmäßig ist das Versenden von Zugangsdaten durch den Benutzer deaktiviert. Damit ein Benutzer eine Mail mit den Zugangsdaten an den neu erfassten Ansprechpartner versenden kann (genauer, damit das Icon zum Versenden des Mails eingeblendet wird), müssen diese Bedingungen erfüllt sein:
- Es erscheint nur dann ein Icon zum Versenden der Zugangsdaten, sofern die Mailadresse in profairs nicht bereits für den Login in einem anderen Account (ggf. als Ansprechpartner eines anderen Ausstellers) verwendet wurde
- Ein Mail kann immer nur ein einziges Mal versendet werden
- Es muss ein Textbaustein für die Mailvorlage (Textkategorie Email Zugangsdaten) erstellt werden. Wichtig ist, dass die Variablen
*USERNAME*und*PASSWORD*in der Textvorlage enthalten sind. Werden diese Variablen gelöscht, ist ein Versand nicht möglich
Einfaches Beispiel für die Mailvorlage:
Guten Tag *ANREDE* *NAME*, Sie erhalten nun einen Zugang zum Ausstelleraccount des Ausstellers *AUSSTELLER*. Anbei senden wir Ihnen Ihre Zugangsdaten: https://veranstaltername.profairs.de Benutzer: *USERNAME* Passwort: *PASSWORD*
Als Absender des Mails wird der Name der Messe und die hinterlegte Mailadresse des Projektleiters verwendet. Die Adresse des Mails kann in der Messeverwaltung Messeeinstellungen Messetyp anklicken Stammdaten hinterlegt werden.
Ablauf der Ausstellerausweise mit Pretix
Sofern die Ticketsoftware Pretix zum Einsatz kommt, werden vom Aussteller bestellte Ausweise in profairs personalisiert und anschließend direkt an Pretix übergeben. Das erübrigt einen Plattformwechsel für den Aussteller, heißt, der Aussteller muss den profairs Account nicht verlassen, um Ausstellerausweise zu personalisieren oder herunterzuladen.
Der vollständige Ablauf der Buchung von Ausstellerausweisen sieht so aus:
- Der Aussteller bestellt im Shop einen oder mehrere Ausweise und personalisiert diese (Vorname, Name und Mailadresse).
- Im profairs Dashboard werden alle bestellten Ausweise aufgelistet und können direkt heruntergeladen werden
- An die eingegebene Mailadresse wird aus Pretix ein Mail mit dem Ticket verschickt. In diesem Mail ist ein Link enthalten, mit dem der Aussteller das Ticket ändern oder stornieren kann
- Sollte der Aussteller den Ausstellerausweis über den Link im Mail ändern oder stornieren, wird in profairs der bestellte Ausweis in den Bestellungen durchgestrichen angezeigt und aus der Liste der vorhandenen Ausweise im Dashboard entfernt
- Über Pretix können vom Veranstalter die vom Aussteller stornierten Ausweise nachträglich wieder reaktiviert werden. In profairs wird dadurch die Bestellung wieder aktiv gesetzt und der Ausweis erscheint wieder in der Liste der Ausweise auf dem Dashboard
Einfügen von Bildern in Texte
Im Editor von profairs ist es möglich, Bilder in Texte einzubinden. Diese Bilder werden über Links eingebunden, bedeutet, die Bilder müssen auf einem externen Server zur Verfügung stehen. Durch die Eingabe eines Links in das Feld Insert Image und der Eingabe eines alternativen Texts wird das Bild im Account dargestellt.
Einfügen von Bildern aus Google Drive
Ein einfacher Weg, um Bilder aus einem Onlinespeicher in den eigenen Account einzubinden, ist die Verwendung von Google Drive. Das ist grundsätzlich möglich, erfordert nur eine kleine manuelle Anpassung des Links. Die Vorgehensweise sieht so aus:
- Geben Sie das fragliche Bild in Google Drive frei. Die URL sieht dann so aus:
https://drive.google.com/file/d/11CwwazSFizHy5nlYOHEI9ZbDkjDvtsFn/view?usp=sharing - Kopieren Sie Bilder ID aus dem obigen Link heraus, das ist der lange Code in der URL, im obigen Beispiel:
11CwwazSFizHy5nlYOHEI9ZbDkjDvtsFn - Fügen Sie den Code nun in diese URL ein:
https://drive.google.com/uc?id=[Bilder ID einfügen]&export=download - Der neu zusammengesetzt Link sieht jetzt so aus und kann als Bild URL in profairs verwendet werden:;
https://drive.google.com/uc?id=11CwwazSFizHy5nlYOHEI9ZbDkjDvtsFn&export=download
Schnittstelle zu Fastbill
Zunächst übergibt profairs alle bereits vorhandenen Ausstellerdaten an Fastbill und verbindet diese mit den passenden Datensätzen in profairs. Wurde Fastbill bereits genutzt und sind dort Ausstellerdaten hinterlegt, müssen diese Kundendaten vor der erstmaligen Nutzung der Schnittstelle mit profairs verknüpft werden.
Anschließend werden die ausgewählten Rechnungspositionen an Fastbill übertragen und dort in einen Rechnungsentwurf gewandelt. Sofern die in Fastbill erzeugten Rechnungsentwürfe passen, kann mit einem Klick daraus eine Rechnung erstellt und an den Rechnungskontakt per Mail versandt werden.
Rechtestruktur im Modul Ansprechpartner
Melden sich Nutzer mit Leserechten im Account an, können diese keine Veränderungen mehr im Modul Ansprechpartner vornehmen, aktuell auch nicht am eigenen Datensatz. Änderungen dieses Nutzers kann nur ein Berechtigter mit Schreibrechten vornehmen.
Datenschutzrechtliche Aspekte zur Nutzung der Accounts
Die Nutzung des profairs Accounts sollte in der Datenschutzerklärung des Veranstalters erwähnt werden. Im profairs Account werden allerdings keine Techniken verwendet, die eine gesonderte Erklärung notwendig machen. Konkret umfasst das:
- Es werden keine Cookies oder andere Speichertechniken (local storage) eingesetzt, die technisch nicht notwendig sind
- Matomo wird eingesetzt, allerdings ausschließlich im cookiefreien Betrieb und ist damit nicht einwilligungspflichtig
- Scripte und Fonts werden alle ausnahmslos auf den profairs Servern zur Verfügung gestellt. Eine Übertragung der IP Adresse des Nutzern an Dritte findet also nicht statt
In der Datenschutzerklärung reicht es daher aus unserer Sicht aus zu dokumentieren, dass die Messesoftware profairs für die Erfassung uns Verwaltung messerelevanter Daten genutzt und dazu die IP Adresse des Nutzers an den Anbieter web://contact GmbH übertragen wird. Weiterhin sollte der Nutzer über die Verwendung der Daten durch den Veranstalter und die damit verbundenen Löschfristen informiert werden.
Falls Sie in Ihrer Datenschutzerklärung eine Auflistung der technisch notwendigen Cookies benötigen, dann können Sie die nachfolgende Tabelle nutzen:
| CFID und CFTOKEN | Eine sequenzielle Client-Kennung sowie ein zufälliges Sicherheitstoken mit Zufallszahlen, um die Sitzung zwischen Server und Client über mehrere Seitenaufrufe aufrechtzuerhalten. | 30 Jahre | |
| PROFAIRS_MESSEID | Wird verwendet, damit der Nutzer seitenübergreifend auf der ausgewählten Messe bleibt. | Ablauf nach Sitzung | |
| CFAUTHORIZATION_hash | Wird verwendet, um den eingeloggten Zustand eines Users zu speichern. | Ablauf nach Sitzung |
Zuletzt geändert am: 05.11.2023