Aussteller verwalten
Aussteller lassen sich schnell und einfach anlegen und verwalten, ebenso die Ansprechpartner. Diese Daten kann der Aussteller später im Ausstellerbereich einsehen, ändern und ergänzen.
Einen neuen Aussteller hinzufügen
Um einen Aussteller einer Messe anzulegen, müssen diese Schritte durchgeführt werden:
- Unter AusstellerAussteller hinzufügen hinzufügen wird zunächst geprüft, ob der Stammdatensatz bereits in profairs erfasst war. Das ist beispielsweise der Fall, wenn ein Unternehmen sich bereits an einer zurückliegenden Messe beteiligt hatte. Sofern der Aussteller aber noch nicht im System vorhanden ist, kann dieser nach vorheriger Überprüfung erfasst werden; so wird tendenziell vermieden, dass Dubletten von Aussteller-Stammdaten in profairs entstehen.
Abweichende Adressen (Messebau, Rechnungsempfänger, etc.) können über die Ansprechpartner erfasst werden; diese können später vom Aussteller über den Ausstellerbereich editiert und ergänzt werden. Eine Begrenzung hinsichtlich abweichender Adressen bzw. Ansprechpartner gibt es nicht.
Ist der Datensatz bereits vorhanden, kann direkt ein Messestand angelegt werden - Nach der Erfassung des Stammdatensatzes sollte zumindest ein Ansprechpartner zu dem Aussteller-Stammdatensatz angelegt werden.
Die Ansprechpartner- bzw. Adresstypen (also beispielsweise “Rechnungsempfänger”, “Ansprechpartner Messebau”, etc.) können von uns individuell angepasst werden.
In der Card Ansprechpartner werden zudem noch diese Informationen dargestellt:
- Durch einen Haken oder ein Kreuz hinter der Mailadresse wird ersichtlich, welche Ansprechpartner Newsletter erhalten dürfen
- Wird ein Ansprechpartner grau dargestellt, ist dieser zwar angelegt und gehört zum Aussteller, ist aber für die ausgewählte Messe nicht zuständig
- Um einen Aussteller hinzuzufügen, muss zuerst geprüft werden, ob die Adresse im System vorhanden ist, nur wenn das nicht der Fall ist, kann ein neuer Datensatz erfasst werden
- Ansprechpartner können erfasst und bearbeitet werden, sobald der Aussteller zur Messe angelegt wurde
Zugangsdaten verwalten
Die Zugangsdaten zum Ausstellerbereich können entweder direkt manuell vergeben werden, wenn der Aussteller angelegt wird oder lassen sich -beispielsweise wenn die Datensätze importiert wurden und noch keine Zugangsdaten hinterlegt waren- über das dropdown Menü (Zugangsdaten generieren) für alle Aussteller automatisiert vergeben. Die Passwörter werden aktuell noch im Klartext gespeichert, da der Aussteller diese nicht selbstständig anpassen kann.
Um die Passwörter zu versenden, kann über das Icon Zugangsdaten per Mail versenden ein Mail generiert werden, welches vom Veranstalter vor dem Absenden noch individuell angepasst werden kann.
Das Icon Zugangsdaten per Mail versenden erscheint allerdings nur, wenn ein passender Mailtext zur Kategorie Mail Zugangsdaten hinterlegt wurde.
Aussteller sperren
Wird ein Aussteller gesperrt, erscheint dieser in der Ausstellerliste durchgestrichen. Der Aussteller kann sich weiterhin im Ausstellerbereich anmelden, erscheint aber nicht im Ausstellerverzeichnis. Diese Funktion eignet sich beispielsweise auch dafür, dass sich der Veranstalter für den Infostand selbst erfasst. Über diesen Aussteller können dann ebenfalls Bestellungen gebucht oder Gutscheincodes erzeugt werden.
Aussteller löschen
Ein Aussteller kann dann gelöscht werden, wenn diesem keine Stände mehr zugeordnet sind. Außerdem dürfen keine Bestellungen für diesen Aussteller existieren, diese müssen zuerst gelöscht werden. Mit dem Löschen eines Ausstellers wird die Zuordnung zur Messe gelöscht, die Adresse und Ansprechpartner bleiben weiterhin in profairs gespeichert. Sollen diese Stammdaten gelöscht werden, kann der Adressdatensatz unter Akquise Interessent hinzufügen gesucht und direkt entfernt werden.
Zuletzt geändert am: 08.10.2021