Aussteller lassen sich schnell und einfach anlegen und verwalten, ebenso die Ansprechpartner. Diese Daten kann der Aussteller später im Ausstelleraccount einsehen, ändern und ergänzen.
profairs ist so aufgebaut, dass Adressen und Ansprechpartner unabhängig von Messen sind. Ein vorhandener Adressdatensatz kann so entweder im Bereich Akquise oder im Bereich Aussteller mit einer Messe verknüpft werden, so entsteht ein Interessent einer Messe oder ein Aussteller. Das bedeutet, jeder Stammdatensatz ist im Idealfall nur einmal im System vorhanden, egal an wie vielen verschiedenen Messen oder Messetypen er beteiligt ist.
Neben der Vertrags- bzw. Rechnungsanschrift gibt es in profairs die Marketinganschrift. Diese wird für die Veröffentlichung des Ausstellers auf der Website genutzt sowie in weiteren Medien. Die Marketinganschrift ist abweichend von der Rechnungsanschrift nicht global (messeübergreifend) verfügbar, sondern hängt an der Messe, heißt, muss bei jeder Messe neu erfasst werden. Weitere abweichende Adressen (Messebau, Standpersonal, etc.) können über die Ansprechpartner erfasst werden. Alle Adressen können später vom Aussteller über den Ausstelleraccount editiert und ergänzt werden. Eine Begrenzung hinsichtlich abweichender Adressen bzw. Ansprechpartner gibt es nicht.
Damit nach Möglichkeit keine Adressdaten doppelt im System auftauchen, können Dubletten unter Tools Adressen zusammenführen bereinigt werden.
Um einen Aussteller einer Messe anzulegen, müssen diese Schritte durchgeführt werden:
Um einen Aussteller hinzuzufügen, muss zuerst geprüft werden, ob die Adresse im System vorhanden ist, nur wenn das nicht der Fall ist, kann ein neuer Datensatz erfasst werden. Ansprechpartner können erfasst und bearbeitet werden, sobald der Aussteller zur Messe angelegt wurde.
Wird ein Aussteller gesperrt, erscheint dieser in der Ausstellerliste durchgestrichen. Der Aussteller kann sich weiterhin im Ausstelleraccount anmelden, erscheint aber nicht im Ausstellerverzeichnis. Diese Funktion eignet sich beispielsweise auch dafür, dass sich der Veranstalter für den Infostand selbst erfasst. Über diesen Aussteller können dann ebenfalls Bestellungen gebucht oder Gutscheincodes erzeugt werden.
Der unterste Aussteller wurde gesperrt und wird durchgestrichen angezeigt.
Ein Aussteller kann nur dann gelöscht werden, wenn diesem keine Stände mehr zugeordnet sind. Außerdem dürfen keine Bestellungen für diesen Aussteller existieren, diese müssen zuerst gelöscht werden. Mit dem Löschen eines Ausstellers wird die Zuordnung zur Messe gelöscht, die Adresse und Ansprechpartner bleiben weiterhin in profairs gespeichert. Sollen diese Stammdaten gelöscht werden, kann der Adressdatensatz unter Akquise Interessenten hinzufügen gesucht und direkt entfernt werden.
Zuletzt geändert am: 10.10.2023