Aussteller verwalten

Aussteller verwalten

Aussteller lassen sich schnell und einfach anlegen und verwalten, ebenso die Ansprechpartner. Diese Daten kann der Aussteller später im Ausstelleraccount einsehen, ändern und ergänzen.

Stammdaten

profairs ist so aufgebaut, dass Adressen und Ansprechpartner unabhängig von Messen sind. Ein vorhandener Adressdatensatz kann so entweder im Bereich Akquise oder im Bereich Aussteller mit einer Messe verknüpft werden, so entsteht ein Interessent einer Messe oder ein Aussteller. Das bedeutet, jeder Stammdatensatz ist im Idealfall nur einmal im System vorhanden, egal an wie vielen verschiedenen Messen oder Messetypen er beteiligt ist.

Neben der Vertrags- bzw. Rechnungsanschrift gibt es in profairs die Marketinganschrift. Diese wird für die Veröffentlichung des Ausstellers auf der Website genutzt sowie in weiteren Medien. Weitere abweichende Adressen (Messebau, Standpersonal, etc.) können über die Ansprechpartner erfasst werden. Alle Adressen können später vom Aussteller über den Ausstelleraccount editiert und ergänzt werden. Eine Begrenzung hinsichtlich abweichender Adressen bzw. Ansprechpartner gibt es nicht.

Damit nach Möglichkeit keine Adressdaten doppelt im System auftauchen, können Dubletten unter Tools Adressen zusammenführen bereinigt werden.

Einen neuen Aussteller hinzufügen

Um einen Aussteller einer Messe anzulegen, müssen diese Schritte durchgeführt werden:

• Unter Aussteller Aussteller hinzufügen wird zunächst geprüft, ob der Stammdatensatz (genauer, die Rechnungsanschrift) bereits in profairs erfasst war. Das ist beispielsweise der Fall, wenn ein Unternehmen sich bereits an einer zurückliegenden Messe beteiligt oder in der Vergangenheit Interesse bekundet hatte. Sofern der Aussteller aber noch nicht im System vorhanden ist, kann dieser nach vorheriger Überprüfung erfasst werden: Suchen Sie zunächst im Dialog Aussteller hinzufügen den Namen des Ausstellers, sofern kein Treffer erzielt wird, erscheint ein Link, um einen neuen Aussteller hinzuzufügen; so wird tendenziell vermieden, dass es zu Dubletten in den Aussteller-Stammdaten kommt.         
  Ist der Datensatz bereits vorhanden, können Sie den Aussteller bzw. Interessenten hinzufügen und mit dem Punkt 2 weitermachen

Um einen Aussteller hinzuzufügen, muss zuerst geprüft werden, ob die Adresse im System vorhanden ist, nur wenn das nicht der Fall ist, kann ein neuer Datensatz erfasst werden. Ansprechpartner können erfasst und bearbeitet werden, sobald der Aussteller zur Messe angelegt wurde.

• Nach der Erfassung des Stammdatensatzes sollte zumindest ein Ansprechpartner zu dem Aussteller-Stammdatensatz angelegt werden.

Die Ansprechpartner- bzw. Adresstypen (also beispielsweise “Standpersonal”, “Ansprechpartner Messebau”, etc.) können Sie in den Messeeinstellungen bearbeiten.

In der Card Stammdaten im Accordeon Ansprechpartner wird zudem noch dargestellt:

• Durch einen Haken oder ein Kreuz vor der Mailadresse wird ersichtlich, welche Ansprechpartner Newsletter erhalten dürfen
• Wird ein Ansprechpartner grau dargestellt, ist dieser zwar angelegt und gehört zum Aussteller, ist aber für die ausgewählte Messe nicht zuständig
• Zu einem Ansprechpartner kann ein Bild hochgeladen werden. Wird der Ansprechpartner im Ausstelleraccount im Modul Onlinemedien ausgewählt, wird der Ansprechpartner mit Bild im Ausstellerverzeichnis ausgelistet. Das Bild wird auch für die Referentenverwaltung genutzt        
   

Zugangsdaten verwalten

Die Zugangsdaten zum Ausstelleraccount hängen am Ansprechpartner. Heißt, jeder Ansprechpartner kann entweder Lese- oder Schreibberechtigungen im Ausstelleraccount erhalten. Sofern der Aussteller keine Lese- oder Schreibberechtigung hat, wird im Control kein Login-Symbol beim Ansprechpartner angezeigt.

Wird einem Ansprechpartner die Lese- oder Schreibberechtigung im Ausstelleraccount entzogen, behält der Benutzer weiterhin das Recht, sich im Ausstelleraccount anzumelden. In diesem Fall ist das dropdown mit der Auswahl der Messen leer. Wichtig ist, die Berechtigung hängt am Benutzer, das bedeutet, diese Berechtigung gilt für alle Accounts, auf die der Benutzer zugreifen kann

Benutzername ist immer die Mailadresse des Ansprechpartners, mit der Neuanlage eines Ansprechpartners wird bereits ein Initialpasswort vorgeschlagen, welches der Benutzer beim ersten Login im Ausstelleraccount zwingend ändern muss. Damit wird das Initialpasswort ungültig und im Control wird stattdessen das Datum des ersten Logins des Ansprechpartners vermerkt. Das Passwort kann anschließend nur noch vom Ansprechpartner über die Passwort vergessen Funktion zurückgesetzt werden.

Werden Ansprechpartner über die API angelegt, wird nur dann ein Initialpasswort vergeben, wenn der Benutzer entweder Lese- oder Schreibrechte für den Ausstelleraccount erhält.  

Die Funktion “Zugangsdaten generieren” überschreibt keine bereits vergebenen Zugangsdaten, sondern fügt nur dort Zugangsdaten ein, wo noch keine vorhanden sind.

Um die Passwörter zu versenden, kann über das Icon “Zugangsdaten per Mail versenden” ein Mail generiert werden, welches vom Veranstalter vor dem Absenden noch individuell angepasst werden kann.

Das Icon “Zugangsdaten per Mail versenden” erscheint allerdings nur, wenn ein passender Mailtext zur Kategorie “Mail Zugangsdaten” hinterlegt wurde.  

Alternativ können die Zugangsdaten auch über das Newslettermodul an alle Aussteller oder einen von Ihnen zu definierenden Verteiler verschickt werden. Sofern ein Initialpasswort noch nicht gesetzt war, wird beim Versand der Newsletter das Initialpasswort gesetzt, sodass keine Mails ohne Zugangsdaten rausgeschickt werden.     
 

Aussteller sperren

Wird ein Aussteller gesperrt, erscheint dieser in der Ausstellerliste durchgestrichen. Der Aussteller kann sich weiterhin im Ausstelleraccount anmelden, erscheint aber nicht im Ausstellerverzeichnis. Diese Funktion eignet sich beispielsweise auch dafür, dass sich der Veranstalter für den Infostand selbst erfasst. Über diesen Aussteller können dann ebenfalls Bestellungen gebucht oder Gutscheincodes erzeugt werden.

Der unterste Aussteller wurde gesperrt und wird durchgestrichen angezeigt.

Aussteller löschen

Ein Aussteller kann nur dann gelöscht werden, wenn diesem keine Stände mehr zugeordnet sind. Außerdem dürfen keine Bestellungen für diesen Aussteller existieren, diese müssen zuerst gelöscht werden. Mit dem Löschen eines Ausstellers wird die Zuordnung zur Messe gelöscht, die Adresse und Ansprechpartner bleiben weiterhin in profairs gespeichert. Sollen diese Stammdaten gelöscht werden, kann der Adressdatensatz unter Akquise Interessenten hinzufügen gesucht und direkt entfernt werden.  

Zuletzt geändert am: 19.09.2023