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Versand von Newslettern

Mit profairs ist es möglich, an alle oder einzelne Aussteller, Interessenten oder Ausstellergruppen gezielt Newsletter zu versenden. Möglich sind sowohl html Newsletter als auch Newsletter im plain Text.

Vorteile des integrierten Newslettermoduls

profairs bietet einige Vorteile beim Versand von Newslettern im Vergleich zu anderen Newsletter-Programmen:

  • Sie erreichen gezielt Ihre Empfänger, da Sie diese aus den hinterlegten Kontakten flexibel zusammenstellen können
  • Durch den Einsatz von Variablen können Sie sehr einfach individualisierte Newsletter erstellen
  • Wird ein Newsletter an einen oder mehrere Ansprechpartner der Ausstellern verschickt, erscheint dieser im Ausstellerbereich auf dem Dashboard des Ausstellers, die diesen Newsletter auch tatsächlich erhalten haben. Das häufig erwähnte Argument der Empfänger, man habe einen Newsletter nicht erhalten, greift so nicht mehr wirklich
Newsletter Modul
  1. Die Zielgruppe (Empfängerpool) wird direkt ersichtlich
  2. Bei noch nicht versendeten Newsletter fehlt das Datum “verschickt am”

Variablen in profairs

Um einen Newsletter zu individualisieren, stehen Ihnen in profairs diverse Variablen zur Verfügung, wie Vor- und Zuname, Firma, Zugangsdaten, Interessenscode oder eine Bestellübersicht. Eine Übersicht aller zur Verfügung stehender Variablen finden Sie in der Onlinehilfe.

Die Empfänger

Beim Versand von Newslettern greift profairs ausschließlich auf die bei den Ansprechpartnern hinterlegten Mailadressen zurück, nicht auf die allgemeinen Mailadressen, die auf der Internetseite veröffentlicht werden. Sofern Ausstellergruppen ausgewählt werden, erhalten immer alle hinterlegten Empfänger den Newsletter, es sei denn, diese wurden explizit nicht für den Erhalt von Newslettern freigeschaltet.

Newsletter bearbeiten
  1. In der Onlinehilfe werden alle zur Verfügung stehenden Variablen erläutert
  2. Es lassen sich mehrere Empfänger bzw. Empfängergruppen auswählen
  3. Der Newsletter kann entweder als Plaintext Newsletter oder im HTML Format verschickt werden

Die Absenderadresse

Als Absender wird immer die beim Projektleiter hinterlegte Emailadresse verwendet. Sowohl als Absender, als auch als reply-to. Im Mailprogramme des Empfängers erscheint als Absender des Newsletters immer der Name der Messeveranstaltung. Damit sichergestellt ist, dass beim Empfänger der Newsletter auch angenommen wird, muss der Server von profairs für die Absenderdomain die Berechtigung erhalten, Mails zu versenden. Hierzu ist es erforderlich, dass Sie einen SPF Record für Ihre Domain setzen (lassen). Dazu muss in der DNS Konfiguration dieser Eintrag gesetzt bzw. ergänzt werden:

v=spf1 include:_spf.webcontact.de ~all

Sofern Sie Newsletter im html Format erstellen wollen, benötigen Sie hierzu einen externen html Editor. Anschließend können Sie den Quelltext des Newsletters über die Quelltextansicht des integrierten Editors in profairs einfügen.

Wiederholtes Versenden von Newslettern

Gerade wenn neue Aussteller hinzukommen, die bislang verschickte Newsletter nicht erhalten habe, kann ein Versand der bisherigen Newsletter an die neuen Aussteller erforderlich sein. In diesem Fall reicht es aus, den newsletter einfach nochmals an die vorab definierte Empfängergruppe zu versenden. In diesem Fall prüft das System, ob ein Empfänger bereits einen Newsletter erhalten habt. Falls das zutrifft, erhält dieser Empfänger beim wiederholten Versand keinen Newsletter. Somit ist sichergestellt, dass jeder Empfänger den Newsletter tatsächlich nur einmal erhält.

Testmails vor dem Versand

Bevor ein Newsletter an eine größere Empfängergruppe versendet wird, ist es ratsam vorab eine Testmail zu versenden, insbesondere wenn Variablen verwendet werden oder der Newsletter im HTML Format verschickt wird. In diesem Fall macht es Sinn, den Veranstalter als gesperrten Aussteller mit einem Ansprechpartner anzulegen, der als Testempfänger dient.

Über das Klickfeld Testnewsletter versenden wird die Mail zwar verschickt, aber es werden intern zum Versand keine Daten gespeichert. Konkret wird kein Sendeprotokoll geführt, also keine Info darüber, wer den Newsletter erhalten hat. Damit lässt sich der Newsletter nochmals an die richtige Empfängergruppe verschicken.

Zuletzt geändert am: 06.01.2022