Vom Ablauf ähnlich wie Tickets werden Ausstellerausweise in profairs verwaltet. Ausstellerausweise sind im Prinzip Dauerkarten, berechtigen zum unbegrenzten Eintritt während der Messe.
Ablauf der Ausstellerausweise mit Pretix
Sofern die Ticketsoftware Pretix zum Einsatz kommt, werden vom Aussteller bestellte Ausweise in profairs personalisiert und anschließend direkt an Pretix übergeben. Das erübrigt einen Plattformwechsel für den Aussteller, heißt, der Aussteller muss den profairs Account nicht verlassen, um Ausstellerausweise zu personalisieren oder herunterzuladen.
Der vollständige Ablauf der Buchung von Ausstellerausweisen sieht so aus:
Der Aussteller bestellt im Shop einen oder mehrere Ausweise und personalisiert diese (Vorname, Name und Mailadresse).
Im profairs Dashboard werden alle bestellten Ausweise aufgelistet und können direkt heruntergeladen werden
An die eingegebene Mailadresse wird aus Pretix ein Mail mit dem Ticket verschickt. In diesem Mail ist ein Link enthalten, mit dem der Aussteller das Ticket ändern oder stornieren kann
Sollte der Aussteller den Ausstellerausweis über den Link im Mail ändern oder stornieren, wird in profairs der bestellte Ausweis in den Bestellungen durchgestrichen angezeigt und aus der Liste der vorhandenen Ausweise im Dashboard entfernt
Über Pretix können vom Veranstalter die vom Aussteller stornierten Ausweise nachträglich wieder reaktiviert werden. In profairs wird dadurch die Bestellung wieder aktiv gesetzt und der Ausweis erscheint wieder in der Liste der Ausweise auf dem Dashboard
Ausstellerausweise in Pretix einrichten
Sofern Pretix als Ticketingsoftware zum Einsatz kommt, müssen dort die passenden Zutrittsprodukte angelegt und mit profairs verbunden werden. Nur dann ist ein reibungsloser Datenaustausch der Ausstellerausweise möglich.
In Pretix müssen diese Vorbereitungen vorgenommen werden:
Zunächst müssen in den Einstellungen unter Plugins drei Plugins aktiviert werden: Badges, Aussteller und Mailversand
Damit in Pretix die Kommunikation mit profairs klappt, müssen in Pretix auf der Veranstalterebene in den EinstellungenWebhooks diese Webhooks angelegt werden: Target URL: https://<veranstalter>.profairs.de/api/webhooks/pretix/1.0/default/ ☑ Enable Webhook ☑ Order canceled ☑ Order reactivated
Als nächstes werden unter Produkte die Ticketprodukte angelegt (ggf. gibt es mehrere Ausstellerausweistypen). Hierbei empfiehlt es sich, diese Optionen zu wählen ☑ This product can only be bought using a voucher ☑ This product will only be shown if a voucher matching the product is redeemed ☑ Allow product to be canceled or changed
Jetzt können unter den Einstellungen die Tickets erstellt werden. Hierfür steht ein Ticketdesigner zur Verfügung, um den oder die Ausstellerausweise zu erstellen. In diesem Dialog sollten noch diese Optionen aktiviert werden ☑ Allow users to download tickets ☑ Generate tickets for all products
Jetzt fehlen noch die Mailvorlagen. In den Einstellungen unter e-Mails sollten Sie diese Checkbox aktivieren ☑ Attach ticket files Weiter finden Sie im Reiter Mail content mehrere Vorlagen, unter Placed Order bzw. Free Order werden die Mailvorlagen erfasst, die zusammen mit dem Ticket an die in profairs hinterlegten Mailadressen verschickt werden
In einem nächsten Schritt muss in profairs ebenfalls ein oder mehrere Ticketprodukte angelegt und mit Pretix verknüpft werden. Voraussetzung hierfür ist, dass
in der Artikelverwaltung ein passender Artikel ("Ausstellerausweis") sowie eine entsprechende Variante angelegt ist. Dieser Artikel muss dem Artikeltyp Ausstellerausweis zugeordnet werden
in der MesseverwaltungTicketverwaltung dem oder den Ausstellerausweis Artikeln ein entsprechendes Zutrittsprodukt in Pretix zugeordnet wurde
Sind diese Voraussetzungen erfüllt, wird der personalisierte Ausstellerausweise im Hintergrund zu Pretix übertragen und lässt sich dort für die Zutrittskontrolle und den Badgedruck verwenden.
Begrenzt kostenlose Ausstellerausweise
Oftmals geben Veranstalter begrenzt kostenlose Ausstellerausweise aus, die Menge kann dabei von der Standgröße abhängen. Diese Ausweise können mit dem Preis 0 erfasst werden. Hierbei stehen diese Optionen zur Verfügung:
Der Aussteller bestellt die kostenlosen Ausweise selbst. In diesem Fall macht es Sinn, die Menge der bestellbaren Ausweise für diese Variante zu limitieren, sodass der Aussteller nur eine bestimmte maximale Anzahl an kostenlosen Ausweisen bestellen kann. Weitere (kostenpflichtige) Ausweise kann der Aussteller über eine weitere Variante bestellen
Der Artikel Ausstellerausweise wird als gesperrter Artikel erfasst, sodass der Aussteller diesen im Shop nicht sieht. In diesem Fall kann der Veranstalter dem Aussteller diese Ausweise über den Adminzugang in den Warenkorb legen. Es sollte darauf geachtet werden, dass das Datum Bestellbar bis in der Vergangenheit liegt, sonst kann der Aussteller diesen Artikel stornieren