Vorgehensweise zur Einrichtung von profairs

Jede Messe wird einzigartig organisiert

Jeder macht’s etwas anders, keine Messeorganisation gleicht der anderen. profairs ist deshalb hoch flexibel konfigurierbar, sodass es genau auf den Messeveranstalter passt. Im Zuge der Ersteinrichtung passen wir gemeinsam mit Ihnen die Software an.

Einrichtung des Accounts

Wenn Sie mit profairs starten, legen wir für Sie eine Standardinstallation an, die alle Standardmodule beinhaltet. Hierzu müssen Sie festlegen, wie die Installation heißen soll (genauer: die URL). Normalerweise legen wir hierzu eine Subdomain für Sie an in der Form: 

https://veranstalter.profairs.de

oder

https://veranstaltung.profairs.de

Benötigen Sie Sprachversionen für Ihren Ausstelleraccount? Deutsch wird standardmäßig von uns angelegt. Englisch kann optional auch eingefügt werden, hier gibt es bereits Übersetzungen. Zusätzliche Sprachversion sollten wir idealerweise mit der Ersteinrichtung gleich anlegen, die Übersetzungen dazu müssen Sie anschließend selbst einfügen.

Einen Datenimport (Interessenten, Aussteller, Ansprechpartner) übernehmen wir im Zuge der Einrichtung, der damit verbundene Aufwand ist mit der Einrichtungspauschale abgedeckt. Anschließend können Sie weitere Anpassungen selbst vornehmen oder alternativ auf Stundenbasis durch uns anpassen lassen.
 

Vorbereitung zum Grundaufbau des Interessenten- bzw. Ausstelleraccounts

Bevor Sie beginnen, macht es Sinn zu planen, welche Module in welchem Account zum Einsatz kommen sollen. Für jedes Modul ist ein Textbaustein erforderlich (in der Regel ist das der einleitende Text, in dem dem Aussteller erklärt wird, wie bzw. bis wann die Eingabe erfolgen muss und wozu die Daten benötigt werden. 

Die Kategorien für die Textbausteine können Sie unter Messeeinstellungen > Texte im Dreipunktemenü anlegen und bearbeiten. Der Name der Kategorie entspricht dabei dem Menüpunkt im Interessenten- bzw. Ausstelleraccount. Legen Sie anschließend für jede eingesetzte Sprachversion einen einleitenden Text für jedes Modul an.  
 

Einrichtung der Module für die Accounts

Nun können Sie damit beginnen, die Modulstruktur aufzubauen, dies erfolgt in den Messeinstellungen, in dem Sie den Messetyp anklicken. In der Card “Module” wird dann die Struktur aufgebaut. Beginnen Sie zunächst mit den Modulgruppen (dies entspricht den Hauptmenüpunkten in der Seitenleiste des Interessenten- bzw. Ausstelleraccounts. Zu jeder Modulgruppe können Sie nun ein oder mehrere Module anlegen, die hierarchisch untergeordnet angezeigt werden. Innerhalb der Modulgruppe können Sie die Reihenfolge der Module per drag & drop ändern. Möchten Sie ein Modul einer anderen Modulgruppe zuweisen, muss das Modul in der bisherigen Modulgruppe gelöscht und in eine neue Modulgruppe eingefügt werden.

Hinweis: Die Modulgruppen Dashboard und Shop sind fest vorhanden und können nicht gelöscht werden. Sofern Sie keinen Shop in Ihrem Ausstelleraccount bereitstellen wollen, reicht es aus, alle darin befindlichen Module zu deaktivieren, so wird der Hauptmenüpunkt ausgeblendet. 
 

Individualisierung der Accounts für Ausstellergruppen

Ausstellergruppen können eigene, abweichende Module erhalten. Das macht dann Sinn, wenn ein Aussteller einen abweichenden Einleitungstext zu sehen bekommen soll oder ein Modul für eine Ausstellergruppe eine abweichende Funktionalität erhält. In diesem Fall kann das Modul mehrfach in eine Modulgruppe eingebaut werden, wobei jedes Modul einen abweichenden Modulnamen, -pfad und Einleitungstext. Jedes dieser Module wird dann einer anderen Ausstellergruppe zugeordnet.

Inhaltliche Anpassungen des Interessenten- bzw. Ausstelleraccounts

Unter anderem lassen sich in den Modulen diese Anpassungen vornehmen

• Anpassungen im Ausstellerbereich allgemein:
  •  Zeichenbegrenzungen bei bestimmten Feldern
• Anpassungsmöglichkeiten bei den eingebundenen Standardmodulen
  • Branchenmodul: Hier kann definiert werden, ob vom Aussteller nur eine beschränkte Anzahl an Einträgen gesetzt werden darf und wenn ja, wie viele
  • Printmedien: Das Feld Video kann auf Wunsch ausgeblendet werden
  • Im Modul Ansprechpartner kann festgelegt werden, ob ein Bild hochgeladen werden kann
  • Anpassungen von Standardmodulen: Ist aktuell nur in einem begrenzten Umfang möglich 
• Anpassungen im Shop
  • Im Shop: Kann definiert werden, wie viele Artikel pro Seite angezeigt werden sollen. Der default sind 3 Artikel
  • Außerdem können wir im Shop den Umsatzsteuersatz und die Währung anpassen

Grafische Anpassungen des Interessenten- bzw. Ausstelleraccounts

Profairs erlaubt es, den Interessenten- und Ausstelleraccount individuell auf Ihr Corporate Design anzupassen. Für die meisten Veranstalter sind die vorgegebenen Optionen ausreichend, optional lässt sich auch ein individuelles css einbauen.

• Ort und Zeitpunkt der Messe wird in den Messeeinstellungen in den Stammdaten hinterlegt
• Logo für den Headerbereich. Diese Option finden Sie unter den Allgemeinen Einstellungen der jeweiligen Messe in der Card Austelleraccount
• Auswahl der Primär- und Sekundärfarbe sowie der Schriften. Diese Optionen befinden sich in den Messeeinstellungen (Messetyp) in der Card Einstellungen 
• Dort können Sie auch den Ansprechpartner bei Rückfragen hinterlegen, der im Ausstelleraccount eingeblendet werden soll

Grundeinstellungen in profairs auf Messetypbasis

Wenn Sie in den Messeeinstellungen einen Messetyp anklicken, finden Sie in der Card Einstellungen weitere Einstelloptionen:

• Ansprechpartner-Typen: Das können Rechnungsempfänger, externe Dienstleister oder Referenten sein
• Standtypen: Üblicherweise Reihen-, Eck-, Kopf- und Blockstand. Eventuell auch andere Standtypen und -formen
• Anlegen von Ausstellergruppen, sofern Sie diese benötigen

Weitere Anpassungen zum Aufbau von profairs, an die Sie denken sollten

• Wollen Sie Änderungen oder Anpassungen an den Hilfetexten oder bei den Systemmeldungen vornehmen? Optional können entweder das wir für Sie erledigen, mit etwas IT Kenntnisse können Sie das im Menü Extras Ausstelleraccount auch selbst anpassen. Links zum Impressum, Datenschutz gehören auch dazu 
• Textvorlagen für Mails. Sie können im Veranstalterbereich den Ausstellern direkt Mails mit den Zugangsdaten versenden
• Anlegen von Labels im Akquisemodul, sofern erforderlich. 

An was sollten Sie noch denken?

• Integration von profairs in Ihre Messe-Website (Einbinden des Aussteller-Logins und des Ausstellerverzeichnisses). Hierzu stellen wir verschiedene Widgets zur Verfügung
• Sofern Sie Ausweise oder Gutscheine einsetzen wollen, macht es Sinn, eine Ticketing Software anzubinden. Schnittstellen zu Pretix und Ticketino sind vorhanden. Weitere Schnittstellen können optional angeboten werden

Die meisten Anpassungen gelten für den gesamten Ausstelleraccount. Zusätzlich ist es möglich, den Ausstelleraccount auch so aufzubauen, dass messetypabhängig unterschiedliche Module zum Einsatz kommen können, das wird über Ausstellergruppen geregelt.

Zuletzt geändert am: 19.09.2023